Дела в порядке. Правила личной эффективности

Цель, которая способна оказать положительное влияние на мою жизнь?

Какие препятствия мешают мне достичь цели?

Какие навыки необходимы мне для реализации моих планов?

Какие три шага я могу предпринять уже сейчас для достижения цели?

В том числе Брайан Трейси разработал методику для достижения целей, всего семь шагов на пути к ее реализации. Простота методов ничуть не умаляет их эффективности:

Первый шаг. Нужно решить, что именно требуется от вас. Вы можете самостоятельно прийти к решению или вместе с вашим начальником. Попросите вашего непосредственного руководителя обсудить с вами задачи и цели вашей работы, так вам станет гораздо понятнее, что от вас требуют и в каком порядке.

Второй шаг. Необходимо все записать. Пытаясь сформулировать задачу на бумаге, вы придаете ей материальные качества. Когда мы держим цель в голове, она кажется чем-то вроде фантазии, а если целей много и они не имеют отображения перед глазами, то происходит путаница, которая может привести к множеству ошибок и в итоге будет выбрано неправильное направление.

Третий шаг. Установите временные рамки. А также постарайтесь поэтапно распределить время сроков исполнения. Та задача, у которой не определен срок, имеет мало шансов на благоприятное завершение. Вы будете нерационально использовать время и можете даже не успеть выполнить задание.

Четвертый шаг. Определите нужные ресурсы и запишите все средства, которые вы планируете задействовать, на бумагу. Как только вы будете вспоминать еще о каком-либо нужном инструменте, сразу добавляйте его в список. Перечень необходимых средств и действий также даст вам более обозримую картину того, что вам предстоит выполнить.

Пятый шаг. По сути, перед вами уже не список, а план действий. На данном этапе вам нужно расставить приоритеты и последовательность выполнения тех ли иных пунктов. Попробуйте визуализировать ход действий с помощью схемы, в которой работа будет разбита на отдельные части, чтобы вам было проще ее выполнить. Ясно изложенная цель и план действий на бумаге сделают результат наиболее продуктивным, а достижения будут гораздо выигрышнее, чем у тех, кто пытался держать все в голове.

Шестой шаг. Начинайте действовать. Начать можно с чего угодно, главное – энергично приступить к выполнению. Действие – первый шаг к достижению цели и успеху.

Седьмой шаг. Выработайте систему – выполняйте работу каждый день. Верным помощником будет график работ, в котором необходимо отражать свою деятельность. Нужно все время двигаться вперед, заниматься самодисциплиной и самообразованием.

2.4. Расставляем приоритеты

Чтобы работа двигалась быстрее, а эффективность при этом возрастала, нужно уметь правильно расставлять приоритеты в задачах. Лучше потратить большое количество умственных усилий на планирование хода действий, чтобы в дальнейшем наиболее важные дела продвигались быстрее и легче. Естественно, больше вероятности сразу приступить к работе будет тогда, когда вы уверены в значимости и ценности предстоящих дел.

Правило 80/20. Одно из самых полезных правил в управлении делами и временем, а в особенности в расстановке задач по приоритетности, – правило «80/20» или «принцип Парето», названный так в честь экономиста, который сформулировал этот закон в 1895 году. Итальянский ученый отмечал, что социум сам по себе, естественным образом, делится на две группы: «элита» составляет 20 процентов, включающая в себя влиятельных и богатых людей, а остальные 80 процентов составляет «масса». Позднее было обнаружено, что экономическая деятельность людей работает также по этому принципу: 20 процентов усилий приносят 80 процентов результата. То есть 20 процентов клиентов принесут 80 процентов выручки. Таким образом, два пункта из десяти могут стоить в пять или десять раз больше, чем оставшиеся.

Как это правило мы можем использовать в расстановке приоритетов? Все очень просто. Бывает такое, что есть 10 заданий и все они требуют одинакового количества времени на выполнение. Но всегда будет одно, два или три, которое будет ценнее по сравнению с другими. Это то самое задание, которое нужно брать на выполнение первым. К сожалению, именно такие, требующие больше всего затрат личных ресурсов или времени, или того и другого, задания всегда откладываются на потом. И вместо него загружают себя мелкими задачками, которые малоценны с точки зрения общего результата.

Нужно понять, что самые существенные задачи одновременно и самые трудные. Но вкладывая силы в первую очередь в выполнение таких дел, мы сможем получить отдачу. Научитесь противостоять соблазну начать с простых, из тех самых восьмидесяти процентов, задач.