Дела в порядке. Правила личной эффективности

Отвлекайтесь от рутины. Всплеск положительных эмоций поднимет вам настроение и отвлечет от негативных мыслей. Посвящайте выходные дни не только домашним делам и не просиживайте все свободное время в Интернете или за компьютерными играми. Не забывайте о тех занятиях, которые вам всегда приносили позитивные эмоции – прогулки за городом, встречи с друзьями, поход в кино. Также старайтесь пробовать что-то новое – покатайтесь на лошадях, сходите в дельфинарий или запишитесь на какие-нибудь редкие курсы (например, курсы флейринга или курсы фумелье). Это пробудит в вас интерес к жизни и взбодрит новыми эмоциями.

Отдыхайте правильно. Сидите вечерами до поздней ночи у телевизора или компьютера и вините себя за невыполнение важных дел? Лучше выйти прогуляться, выпить чай на травах и лечь спать. Отдых на свежем воздухе и полноценный сон эффективно «излечивают» прокрастинацию.

Тренируйте силу воли. Не получается натренировать силу воли в рабочем процессе? Начните с тренировок на отвлеченных занятиях. Например, делайте зарядку по утрам или вечернюю пробежку – развивайте самодисциплину.

Глава четвертая. Инструменты порядка

4.1. Правила ведения списка дел

Ведение списка дел – это не просто, как может показаться на первый взгляд. Для начала нужно научиться составлять его правильно, чтобы он был действенным и полезным для вас. Не стоит игнорировать его составление, так как это базовый инструмент организации времени и дел. Приведем советы по составлению эффективного списка.

Самое важное в ведении дел, как мы уже писали ранее, – это расстановка приоритетов. Поэтому при составлении списка недостаточно простого перечисления намеченных заданий, необходимо их разделение по степени важности. Самый простой способ – использовать ранее предложенную систему ABCDE, помечая буквой каждый пункт.

Для того чтобы оценивать свои силы и время в дальнейшем, несколько дней записывайте, сколько времени уходит у вас на то или иное задание. После вы сможете указывать приблизительное время выполнения заданий одного типа в своем плане, что упростит планирование рабочего дня, недели или месяца.

Как же пользоваться списком дел? Во-первых, не прекращайте его ведение – вносите корректировки, вычеркивайте выполненное, добавляйте новые дела. Во-вторых, не обязательно идти строго по списку, от первого пункта и до последнего по порядку. Подходите к намеченным делам системно и критически – пересматривайте ранее расставленные вами приоритеты. Возможно то, что в начале недели казалось вам самым важным, в середине недели уже станет не столь актуальным ввиду сложившихся новых обстоятельств. И, в-третьих, установите для себя «систему поощрений»: побалуйте себя любимой сладостью за выполнение самого неприятного задания или покупкой, о которой давно мечтали, за выполнение недельного плана.

И еще кое-что. Просчитывая время, которое вы планируете потратить на выполнение списка дел на день, не забывайте о себе: если в планировании сложилось так, что на все нужно больше времени, чем привычное количество часов вашего бодрствования, то смело вычеркивайте и переносите менее приоритетные дела дня на следующий. Не стоит забывать о своем здоровье и доводить себя до переутомления.

4.2. Timeboxing – новый инструмент в организации дел

Timeboxing – это электронная программа и метод для приведения дел в порядок, который в отличие от традиционных способов составления списка и заполнения ежедневников более эффективен и не так однообразен. Timeboxing (от английского «время» и «коробка») – отведение фиксированного времени на каждое дело. Используя этот метод, вы делите рабочее время на «временные коробочки» и «раскладываете» по ним свои дела. Таким образом, выстраивается структура дня, а наличие временных ограничений делает ваш труд более продуктивным. Timeboxing позволяет расставлять приоритеты, выставляя «коробочки» с главными делами на первое место.

Использование timeboxing удобно для выполнения крупных задач, которые на первый взгляд кажутся непосильными. Разделяя большую задачу и выделенное на нее время на части, метод делает выполнение задания более реальным. Можно создавать «временные коробочки» для маленьких задач, вроде ответов на письма и телефонные звонки.

Если прозвенел будильник, а вы еще не выполнили задание, не спешите бросать начатое. Постарайтесь подвигать «временные коробочки», чтобы найти оптимальный вариант корректировки плана рабочего дня. С другой стороны, этот инструмент поможет перфекционистам бороться с их привычкой. Также с его помощью можно создавать «коробочки отдыха», которые будут находиться, к примеру, между двух самых приоритетных.

4.3. Создаем рабочее пространство