Делопроизводство для секретаря

Обсудите ваши проблемы с коллегами, с руководством. Позаботьтесь при этом, чтобы не выглядеть обвинителем или жалующимся – вы просто хотите решить рабочую проблему, которая, возможно, касается не только вас.

Постарайтесь наладить эффективные деловые отношения с вашим руководителем. Оцените масштаб его проблем и помогите ему разобраться в ваших. Руководители, как правило, нуждаются в «обратной связи», но не всегда в состоянии ее наладить.

Если вы чувствуете, что объем поручаемой вам работы явно превышает ваши возможности, найдите в себе силы сказать «нет». Позаботьтесь при этом о взвешенном и тщательном обосновании своего отказа. Но не «захлопывайте двери»: объясните, что вы совсем не против новых заданий… если только вам позволят освободиться от части старых.

Не стесняйтесь требовать от руководства и коллег полной ясности и определенности в сути поручаемых вам заданий.

Если возникает производственный «конфликт ролей», то есть заведомая противоречивость предъявляемых требований (вам, к примеру, поручили составить важный отчет, но не сняли обязанности отвечать на беспрестанные телефонные звонки клиентов), не доводите дело до печального финала, когда придется оправдываться в невыполнении того или другого задания. Ставьте на обсуждение проблему несовместимости порученных вам дел сразу, фокусируя внимание руководства на том, что в итоге пострадает дело, а не вы лично. При напряженной работе ищите возможность для кратковременного отключения и отдыха. Опыт свидетельствует, что двух 10–15 минутных периодов расслабления в день вполне достаточно, чтобы сохранить высокую степень работоспособности.

Полезно также помнить о том, что неудачи в работе редко бывают фатальными. При анализе их причин лучше сравнивать себя не с канатоходцем, не имеющим права на ошибку, а, допустим, с футбольным форвардом, у которого из десятков попыток обыграть защитников удачными оказываются от силы одна-две, ко и такого их числа порой бывает достаточно. Набираться опыта на собственных ошибках – ваше естественное право (хоть и не записанное в Конституции).

Обязательно разряжайте свои отрицательные эмоции, но в общественно-приемлемых формах. Социально одобряемое управление своими эмоциями заключается не в подавлении их, а в умении находить подходящие каналы для их отвода или выпуска. Находясь в сильном раздражении, не хлопайте дверью и не кричите на коллег, а найдите способы выплеснуть свой гнев на что-нибудь нейтральное: сломайте пару карандашей или начните рвать старые бумаги, имеющиеся, как правило, в любой организации в немалом количестве. Дождитесь, наконец, вечера или выходных и дайте себе любую физическую нагрузку – лучше такую, где надо по чему-нибудь бить (футбол, волейбол, теннис, на худой конец и выбивание ковров подойдет).

Старайтесь не смешивать личные и служебные отношения и т. д.

Нужно помнить, что споры по производственным вопросам затем перерастают в межличностные. Суть межличностных конфликтов в нежелании понять другого, встать на его точку зрения. Из-за сильного эмоционального возбуждения нельзя объективно проанализировать ситуацию. Психологи советуют следующее, по устранению разногласий с оппонентом:

1) выслушайте оппонента, вы можете не соглашаться с тем, что он говорит, но выслушать его – ваша обязанность.

2) не задавайте вопросы, усиливающие конфронтацию, например: «Как можете вы…?». Задавайте вопросы, которые помогут вам понять позицию другого человека.

3) сохраняйте спокойствие, помните, что каждый ищет оправдание своей позиции, каждый человек имеет право на несогласие с вами.

4) выражайте свою позицию ясно, старайтесь максимально ее обосновать. Нужно позволить собеседнику высказаться первым.

5) необходимо сконцентрироваться на предмете спора, а не на эмоциях и личностях, избегая личных оскорблений. Самое главное в разрешении межличностных конфликтов – признание того факта, что разногласия являются взаимной проблемой, а не проблемой каждого.

6) обсуждайте настоящее, не зацикливайтесь на прошлом, не вспоминайте о старых обидах.

7) в создании и затягивании конфликтной ситуации участвуют два человека, признайте хотя бы часть своей вины и посмотрите, не сделает ли этого же ваш оппонент. В том случае, если он пойдет на ответные шаги, признайте свои ошибки, это поможет положить конец враждебности.

8) договоритесь о повторной встрече, будьте легко доступны для этого человека в дальнейшем, при встрече постарайтесь поговорить о проблемах более открыто.

Установлено, что на конфликты и переживания по поводу них тратится от 15 до 20 процентов рабочего времени. Поэтому, следует помнить, что «никто никогда не бывает прав на 100 процентов».

Глава 5. Технология и этикет деловых ситуаций

Согласно данным, полученным при исследовании труда руководящих работников, переговоры по телефону занимают в среднем от 3 до 6 процентов их рабочего времени. На первый взгляд может показаться, что общая продолжительность разговоров невелика, и они не должны существенно влиять на выполнение других работ.