Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: 1) бланк организации; 2) бланк структурного подразделения; 3) бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа.

ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки документов с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Вид документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с центрированным расположением реквизитов «Наименование организации», «Наименование вида документа» и других необходимых реквизитов вдоль верхнего поля. Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов.

РАБОЧЕЕ ПОЛЕ ФОРМАТА БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30– 2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – часть формата бланка, предназначенная для заполнения реквизитами.

РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30—2003. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. При разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле можно оставить шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения устанавливают левое поле в 30–35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм (т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной).

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ — нормы, установленные в пунктах 4.1–4.9 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».