Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, регламентирующий деятельность работника. Требования к подготовке и оформлению должностных инструкций установлены параграфом 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, в соответствии с которыми должностная инструкция применяется как самостоятельный правовой акт. Обычно разрабатываются типовые (примерные) должностные инструкции. В структуре должностной инструкции должно быть предусмотрено следующее: 1) наименование организации, наименование подразделения; 2) определение должности; 3) схема подчиненности; 4) возможные замещения; 5) краткое описание работы; 6) цель работы, выполняемые подцели; 7) ответственность; 8) права; 9) должностные обязанности (содержание работы); 10) требуемые результаты, критерии оценки 11) ведение первичной документации; 12) условия работы (режим работы); 13) порядок оформления трудовых отношений. Структура типовой должностной инструкции содержит общую часть (наименование должности, порядок назначения, цель деятельности должностного лица, наличие подчиненных, перечень документов, которыми служащий руководствуется в своей деятельности; основные обязанности; права; квалификационные требования к кандидатам на замещение этой должности, в т. ч. требования к образовательному уровню, стажу работы, деловым и личностным качествам работника. На основе типовой должностной инструкции разрабатывается конкретная (индивидуальная) должностная инструкция, отражающая специфику и особенности условий его трудовой деятельности в данной организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ – документ, содержащий мнение, вывод организации, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления пояснительной записки, утвержденным параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Порядок подготовки заключения должен соответствовать требованиям норм параграфов 7.9–7.14 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452.