Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Общие требования к организационно-распорядительным документам установлены ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ОТЗЫВ: 1) документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какого-либо документа или работы. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления пояснительной записки, утвержденным параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Обязательными реквизитами отзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги); 2) документ, содержащий информацию об исполнении работником, подлежащим аттестации должностных обязанностей за аттестационный период, подписанный его непосредственным руководителем и утвержденный вышестоящим руководителем. Согласно Положению о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110, отзыв должен содержать следующие сведения: а) фамилия, имя, отчество; б) замещаемая должность на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность; в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых работник принимал участие; г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной деятельности работника.

ОТЧЕТ – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Требования к подготовке и оформлению отчетов аналогичны тем, которые установлены параграфом 2.3.6 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 применительно к справке. Основными реквизитами отчета являются: 1) наименование организации; 2) наименование вида документа (ОТЧЕТ); 3) дата документа; 4) регистрационный номер; 5) заголовок к тексту документа; 6) текст; 7) подпись.

ПЕРЕЧЕНЬ – систематизированное перечисление документов или иных наименований, составленное в целях распространения на них определенных норм или требований. Требования к подготовке и оформлению перечня установлены параграфом 2.2.3 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536 применительно к приложениям нормативных правовых актов органов государственной власти. При наличии в тексте перечня формулировки «Утвердить» на самом перечне в правом верхнем углу располагается слово «утверждено» или «утвержден» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Заголовок к тексту перечня печатается центрованным способом. Наименование вида документа выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПЕРЕЧЕН Ь). При наличии в тексте перечня нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице. Листы перечня нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте перечня ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.