Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Личное дело – сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные законодательными, иными нормативными правовыми актами сведения о сотруднике компании. Обычно компаниями ведутся личные дела на сотрудников из числа руководящего состава (директор, его заместители, начальники подразделений) и материально-ответственных лиц [199] .

В личном деле, как правило, группируются следующие документы:

♦ заявление о приеме на работу;

♦ личный листок по учету кадров (с последующими дополнениями);

♦ автобиография;

♦ анкета;

♦ копия документа об образовании;

♦ трудовой договор (второй экземпляр);

♦ документы об участии работника в конкурсе на должность;

♦ документы по аттестации работника;

♦ договор о материальной ответственности (для материально-ответственных сотрудников);

♦ соглашение о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну (для сотрудников, которым в связи с исполнением должности (работы) необходим доступ к соответствующим сведениям);

♦ выписки из приказов (копии приказов) о переводе на другую работу;

♦ выписки из документов (копии документов) о поощрении (награждении) или о привлечении к дисциплинарной ответственности.

Пример титульного листа личного дела представлен ниже.

Код архива ______________

Код предприятия _________

Ф. № ________

Оп. № _______

Д. № ________

______________________________________________________

(наименование архива)

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

________________________________________________________

(наименование предприятия, структурного подразделения)

ЛИЧНОЕ ДЕЛО №_

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

(заголовок дела – фамилия, имя, отчество)

Дата

На _____ лист__

Хранить ___ лет

Ф. № ______

Оп. № _____

Д. № ______

Глава 47 Характеристика

Характеристика – документ, содержащий комплексную оценку профессиональных и личностных качеств работника, выявленных за время его работы [200] в компании, а также выводы и предложения по его перспективному деловому предназначению, применению в отношении работника мер дисциплинарного воздействия и пр. Основное функциональное назначение характеристики заключается:

♦ в документировании образующих ее сведений;

♦ информировании руководства компании (доведении до него этих сведений), а также самого работника;

♦ подготовке соответствующих управленческих решений (действий) должностных лиц компании в отношении характеризуемого.

Как правило, текст характеристики готовит непосредственный начальник характеризуемого сотрудника (руководитель соответствующего структурного подразделения). Сотрудник должен быть ознакомлен с содержанием характеристики под роспись. Документ, подписанный его автором, представляется в службу персонала (отдел кадров). Завизированный должностным лицом службы (отдела) документ приобщается к материалам по аттестации характеризуемого сотрудника.

Содержание характеристики образуют краткое описание и оценка деловых качеств сотрудника на предмет их соответствия строго определенным критериям. В структуре документа можно выделить вводную, основную и заключительную части [201] . Стиль изложения характеристики должен быть нейтральным, сдержанным, предельно ясным.

Документ оформляется на бланке компании или на листе писчей бумаги [202] . Рекомендуемый объем характеристики – не более 3500 знаков.

Пример документа представлен ниже.