Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

убедительный предлог для перенесения телефонного разговора.

Цель: оба партнера должны убедить собеседника, используя минимальное

количество слов.

Примечание. Можно разыграть ситуацию последовательно

несколькими парами с разными вариантами отказа, а затем проанализировать

проведенные беседы по телефону, определив наиболее удачный вариант.

262

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ДЛЯ ВЫЯВЛЕНИЯ КОММУНИКАТИВНОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ

1. Каковы особенности делового телефонного разговора?

2. Чем отличается деловой телефонный разговор от личного?

3. Как правильно выбрать время для разговора по телефону?

4. Чем отличается положение участников телефонных переговоров?

5. Как “защитить” себя от телефона?

6. Как правильно подготовиться к деловому разговору по телефону?

7. Как вести себя во время телефонного разговора?

8. Как действовать, если звонят тебе?

9. Чего следует избегать во время разговора, до него и после?

10. Как психологически правильно вести деловой разговор по телефону?

11. Как использовать свой голос, чтобы убедительно воздействовать на

партнера?

12. Почему нужно улыбаться, ведя по телефону деловой разговор?

13. Насколько внимательнее партнер при разговоре по телефону, чем

при личной беседе с “глазу на глаз”?

14. Почему важно договориться по телефону о деловой встрече и

согласовать условия ее проведения?

15. В чем специфика междугородных телефонных переговоров?

16. Как избежать неверного толкования сообщенной по телефону

информации?

17. Что необходимо предусмотреть, чтобы привлечь делового партнера к

вопросу, который вы намерены с ним обсудить по телефону, настроиться на

одну волну с ним, вызвать интерес к своему предложению?

18. В чем трудности убеждения по телефону?

19. Как избежать роли “просителя” и вести разговор как равноправный

партнер?

20. Как лучше всего представиться?

Глава 3

ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ

Управление представляет собой не что иное,

как настраивание других людей на труд.

Ли Якокка

Деловое совещание - это общепринятая форма делового общения

группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в

этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих

сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и

участники совещания, как правило специалисты, в чьей компетенции

находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.

263

§ 1. ТИПЫ СОВЕЩАНИЙ

Можно различать типы совещаний в зависимости от

управленческих функций. Так, Н. Власова в книге “…И проснешься боссом”

рассматривает следующие типы совещаний.

1. Совещания по планированию. На таких совещаниях

обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности

фирмы (организации), ресурсы, необходимые для реализации планов.

2. Совещания по мотивации труда. Обсуждаются проблемы

производительности и качества труда коллектива, отдельных

работников. Рассматриваются проблемы удовлетворенности персонала, причин низкой мотивации, возможности ее изменения, моральное и

материальное стимулирование. Кроме того, предметом обсуждения

на таком совещании становятся вопросы дисциплины, повышения

включенности людей в дело, развития у них приверженности фирме, корпоративной культуре.

3. Совещания по внутрифирменной организации. Предметом

обсуждения на таком совещании становятся: вопросы

структурирования организации, координации действий структурных

подразделений; проблемы делегирования полномочий, внесение корректив в

структуру или направление деятельности фирмы (предприятия) из-за

изменений во внешней среде; вопросы ответственности и др.

4. Совещания по контролю за деятельностью работников.

Посвящены, как правило, обсуждению результатов той или иной

деятельности, достижению поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности, причинам этих явлений. Обсуждаются

вопросы коррекции планов и задач в соответствии со

сложившимися обстоятельствами, дисциплинарной ответственности работников, способов контроля и пр.

5. Совещания, специфические для фирмы (предприятия).

Обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в

фирме, инновации и возможности их внедрения, проблемы

выживаемости, конкурентоспособности, имиджа фирмы, ее стиля.

§ 2. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ

Цели. Цель совещания - это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Тема совещания -

это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении

сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить

нужный результат. Тема должна быть актуальной, конкретно

сформулированной и представляющей интерес для участников

совещания. Очень важно выносить на совещание лишь те темы, которые не

удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке и

требуется коллективное осмысление.

264

Повестка дня. Повестка совещания - это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам совещания

и содержащий следующую информацию:

- тема совещания;

- цель совещания;

- перечень обсуждаемых вопросов;

- время начала и окончания совещания;

- место, где оно будет проходить;