Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

книге “Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров”

рекомендует следующие шаги при подготовке пресс-конференции: 1. Выбрать время и дату проведения пресс-конференции с учетом

времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. День проведения назначается, если есть

выбор, так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными

для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику

от проводимой пресс-конференции.

2. Заранее известить СМИ о предстоящей пресс-конференции -

сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть

четким и ясным и содержать следующее:

- предмет (тема);

- дата, время и длительность проведения;

- место проведения;

- основной докладчик или информатор;

- имя и должность ПР-специалиста для контакта, его номер

телефона;

-возможны некоторые подробности, убеждающие редактора в

целесообразности освещения события.

Извещение должно достичь адресата за 7-10 дней до пресс-

конференции. За день до проведения следует сделать телефонный

звонок-напоминание.

3. Отпечатать для всех присутствующих необходимую

информацию или текст доклада, а также подготовить материалы для

рассылки в те газеты или журналы, чьи представители не присутствовали

на данном мероприятии.

4. Заранее подготовить сопутствующую информацию для

докладчика, например пресс-кит, включающий все относящиеся к

докладу, предмету и организации материалы.

5. Продумать место и способы регистрации прибывающих

журналистов, подготовить для раздачи специальные пакеты и папки с

пресс-релизами и фотографиями.

Итак, в результате подготовки вы должны иметь ответы на

следующие вопросы: I

• Каковы цель и тема пресс-конференции?

• Сколько человек должно в ней участвовать?

• Кто должен присутствовать обязательно?

• Где ее следует провести?

• Когда ее нужно проводить?

• Сколько времени она будет длиться?

• Что необходимо подготовить и организовать заранее?

281

§ 4. ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЕ ВСТРЕЧИ

С ПРЕДСТАВИТЕЛЯМИ ПРЕССЫ

Для того чтобы чувствовать себя увереннее, не только

проинформируйте прессу о готовящейся конференции, но и сами вступите

в контакт с журналистами. Как это можно сделать?

а. Когда репортер звонит вам, чтобы узнать, что нового в

компании, постарайтесь познакомиться с ним поближе. Дайте ему нужную

информацию не через секретаря, а сами. Станьте ценным для

репортера “источником” сведений.

б. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда

держите дверь открытой. Будьте доступны. Дайте им знать, что вы

готовы для контакта по их просьбе. Старайтесь знакомиться с ними

в неформальной обстановке, если такая возможность представляется.

в. Поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые

жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также

высказывать их мнения по важным для вас вопросам.

г. Многие вопросы журналистов могут показаться вам

примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах

бизнеса. Постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких

вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации.

д. Используйте благоприятный случай познакомить журналиста с

вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами. Когда

придет время, они напишут или расскажут о вашем бизнесе с

большим пониманием дела.

Но не забывайте - никакой конфиденциальности.

§ 5. КАК ГОТОВИТЬСЯ К ВОПРОСАМ

Превентивно можно предположить, что вам зададут очень

неприятные или нежелательные вопросы, так называемые

“провокационные” или вопросы-“ловушки”. Чтобы не попасть

впросак, заранее посоветуйтесь с вашим адвокатом и другими членами

руководства компании по поводу ответов на них.

Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они

могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано.

Ответ “Не для записи” используйте как можно реже, в тех

случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по

существу дела публично.

Когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним

вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время У

вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое

ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и

ответите на него. Такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним

282

готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом

обязательно выполнить.

Нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа

“без комментариев”, постарайтесь иметь ответ на любой случай.

В среде журналистов всегда находятся такие, кто играет не по

правилам, то есть задает вопросы не по теме пресс-конференции, они

хотят использовать момент, чтобы выудить у вас необходимую

информацию о вашей фирме, ее услугах, продукции и пр. Необходимо

предусмотреть такого рода вопросы и хотя бы в общих чертах

подготовить на них ответы или мотивированно объяснить их невозможность.

Для подготовки ответов используйте так называемую

“дискуссию дилетантов”. Пусть в ней участвуют самые разные

люди - компетентные в вашем деле и ничего о нем не знающие.

Попросите их сформулировать свои вопросы и, если окажется, что есть

такие, на которые вы не можете убедительно ответить, возьмите эти