Деловая жизнь

При составлении основного текста отчета вы должны предельно точно раскрыть каждый из поставленных вами вопросов. Для этого можете сначала написать в каждом пункте все, что вы могли бы сказать по данному вопросу. После этого подвергните написанный текст строжайшей проверке. Отберите из всей информации самую необходимую и постарайтесь изложить ее как можно более ясно и кратко. Практика показывает, что из первоначального варианта вы удалите по меньшей мере треть, а, возможно, и половину написанного.

Вам необходимо также поработать над стилем. Не забывайте, что язык делового документа существенно отличается от языка повседневного общения. Официальная речь более сухая, чем обычная разговорная, и вам следует избегать снижения стиля документации до дружески-фамильярного. Элементарное знание правил официального словоупотребления и построения предложений обязательно должно использоваться при составлении отчета.

Но не следует впадать и в другую крайность. Нередко в официальных документах можно встретить нарочитое употребление сложных слов и конструкций, которые, по мнению составителя, должны подчеркнуть его образованность и продемонстрировать знание канонов официальной речи. Но излишнее усердие может только исказить информацию или сделать ее менее удобной для восприятия.

Поэтому вам нужно по возможности заменить все сложные слова на более простые. Избегайте сложных словосочетаний и предложений, предоставляющих информацию не самым удобным для восприятия способом, избегайте слов, значение которых вы сами не до конца понимаете. Иначе вы рискуете передать адресату совершенно не ту информацию, которую хотите. Желательно, чтобы текст был составлен достаточно просто, но содержал бы всю необходимую информацию, изложенную в доступной форме. Необходимо исключить любую двусмысленность в своих словах.

Помните, что именно вы отвечаете за достоверность информации, изложенной в вашем отчете, поэтому не используйте сомнительных источников ее получения и по возможности проверяйте их лично. Если же в ходе составления отчета возникла необходимость использовать информацию, достоверность которой вы не имеете возможности проверить, дайте ссылку с подробным указанием ее источника, чтобы ваш адресат при необходимости мог лично удостовериться в ее точности.

Чтобы сделать текст простым для чтения, проверьте, все ли определения, которые обычно бывают выражены прилагательными, действительно необходимы. И если вы убедитесь, что без некоторых вполне можно обойтись, точность передаваемой вами информации от этого не пострадает, вычеркните их.

Когда вы расположите все пункты отчета в логической последовательности и тщательно отредактируете стиль текста, проверьте пунктуацию и орфографию. Конечно, никто не сомневается в том, что вы знаете, как правильно писать то или иное слово или где в предложении ставятся запятые, но даже учителя русского языка признаются, что нередко в нужный момент не могут вспомнить правописание какого-нибудь самого простого слова. Поэтому нет ничего плохого в том, чтобы держать на своем рабочем столе хотя бы орфографический словарь.

Постарайтесь приобретать самые последние издания, так как нормы русского языка подвержены изменениям, и словарь, вышедший десять лет назад, может не иметь необходимой вам информации. Пользуйтесь словарем, как только у вас возникает хотя бы малейшее сомнение в правильности написания какого-либо слова. Если же вы не можете в данный момент проверить, соответствует ли правилу ваш вариант, откажитесь от него совсем, заменив слово или выражение аналогичным ему, в правописании которого вы полностью уверены.

Изложив всю необходимую информацию (помните, что каждый вопрос должен быть освещен в отдельном абзаце), переходите к заключению. В нем может содержаться вывод, который вы предлагаете сделать адресату из вашего отчета, а также благодарность. Вы можете поблагодарить адресата за время, которое он затратил на его чтение, и внимание, уделенное отдельным вопросам. В заключение необходимо также сообщить, требует ли отчет ответа или в нем нет необходимости.

Завершить отчет необходимо указанием вашего имени и должности, которую вы занимаете. Если ваш адресат не осведомлен о способах связи с вами, а такая необходимость может возникнуть, укажите свой телефон, факс или адрес электронной почты. Обычный почтовый адрес указывается только в случаях крайней необходимости.

Полностью закончив отчет, перечитайте его еще раз и проверьте, все ли правила соблюдены. И если вы не обнаружили ни одной погрешности, можете смело отправлять его адресату.

Глава 5. Составляем бизнес-план