Деловое общение. Курс лекций

В организации существует следующая организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

 организационные документы;

 распорядительные документы;

 информационно-справочные документы.

В организации существует также служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема организации/предприятия.

3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.

4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

5. Наименование министерства.

6. Наименование организации.

7. Наименование структурного подразделения.

8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

9. Название вида документа.

10. Дата.

11. Индекс.

12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.

13. Место составления или издания.

14. Гриф ограничения доступа к документу.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования.

24. Визы.

25. Печать.

26. Отметка о заверении копии.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении.

Реквизиты:

1. «Код организации» и «Код формы документа» располагаются в правом верхнем углу в две строки. Сначала код организации, а потом код управленческой документации.

2. «Наименование министерства» и «Наименование предприятия» указываются в полном соответствии с правовыми актами.

3. «Наименование структурного подразделения» применяется только внутри предприятия.

4. «Адресные данные предприятия» используются только при переписке.

5. «Название вида документа» – приказ, акт, справка, должностная инструкция и т. д.) – указывается во всех служебных документах, кроме писем.

6. «Дата» оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

7. «Индекс» – регистрационный номер, который присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

8. «Ссылка на индекс и дату входящего документа» проставляется только на ответных исходящих письмах, ниже даты и индекса письма.

9. «Место составления или издания» указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес.

10. «Гриф ограничения доступа к документу» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Используются грифы: «Для служебного пользования», «Секретно» и т. п.

11. «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа.

12. «Гриф утверждения» должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

13. «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами «Адресат» и «Текст».

14. «Заголовок к тексту» содержит краткое содержание документа.

15. «Отметка о контроле» ставится только на тех документах, которые взяты на контроль.

16. «Текст» – содержательная часть документа, представленная связным текстом. Требования к текстам служебных документов:

a. краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

b. объективность и достоверность информации;

c. составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

d. структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

e. широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

17. «Отметка о наличии приложения» – указывается количество листов и количество экземпляров при наличии в документе приложения.

18. «Подпись» – наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее

расшифровка. При подписи документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

19. «Гриф согласования» состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласован документ.

20. «Виза» – используют для внутреннего согласования документов.

21. «Печать» ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность.