Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

ЧАСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА

Любое ваше электронное письмо всегда остается письмом. В нем должно быть приветствие, его следует писать полными предложениями, его следует закончить заключением. Когда переписка завяжется, вы можете перейти к более неформальному общению и опустить приветствия и заключительную часть. Когда идет электронный обмен короткими записками, то после первого знакомства можно уже не пользоваться формальным титулом собеседника. Обмен электронными письмами в таком случае превращается в своеобразный разговор. Когда же вы инициируете новый обмен, начинать следует с соблюдением всех требований к формату письма.

КОМУ. Всегда проверяйте, действительно ли вы отправляете письмо именно тому, кому собирались. Кнопку «Ответить всем» используйте очень редко и очень осторожно. Будьте осторожны с автозаполнением, поскольку всегда есть вероятность того, что личное письмо адресату peter@youfriend.com будет отправлено по адресу peter@yourboss.com. Пробуйте заполнять поле «Кому» уже после того, как письмо написано. Так вы сможете убедиться в том, что отправляете письмо именно тому, кому оно адресовано. Такой подход избавляет от опасности случайной отправки письма другому адресату.

ТЕМА. Составьте краткое и точное описание темы своего письма, чтобы привлечь внимание адресата. Будьте осторожны: в этой строке тоже не должно быть грамматических ошибок.

ПРИВЕТСТВИЕ. Начинайте с обращения «Уважаемый…». Обращаясь к кому-либо впервые, используйте необходимые титулы. Если письмо менее формально, можно поздороваться, как в разговоре: «Здравствуйте», «Доброе утро». В таких письмах адресата можно называть по имени.

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ. Ваше письмо должно быть кратким и четким. Проверьте на наличие грамматических и синтаксических ошибок. Адресат должен точно понять, что именно вы хотите ему сообщить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. В конце письма напишите: «Искренне Ваш», а ниже свое имя. Возможны и менее формальные завершения – «С наилучшими пожеланиями», «С благодарностью» и т. п.

ПОДПИСЬ. В электронных письмах следует использовать такую подпись, в которой содержится актуальная контактная информация. Подпись должна выглядеть профессионально.

СОВЕТ. Нельзя считать профессиональной подписью фразы типа: «Отправлено с моего iPhone» или «Отправлено с моего [название устройства], пожалуйста, извините за возможные опечатки».

Если вы поняли, что собираетесь отправить раздраженный ответ, выплеснуть свое неудовольствие и беспокойство, сохраните письмо в папке «Черновики» и дайте себе время остыть. Позже вы сможете либо отредактировать свое письмо, либо избрать другой способ общения – звонок или личную встречу.

Перечитайте и проверьте