Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Такую бумагу часто используют врачи, адвокаты, консультанты и другие профессионалы. В таком случае на листе может размещаться название компании или фирмы, адрес, телефон и адрес для телекоммуникации. Если бумага такого формата используется для корпоративных бланков, следует предусмотреть наличие и чистых листов на случай, если письмо будет размещаться на нескольких страницах.

Открытки. Такие карточки используются для коротких личных записок, в том числе и для благодарственных писем. На таких карточках должно быть напечатано только имя отправителя. Название и адрес компании печатаются на соответствующем конверте. Карточки изготавливаются из плотной бумаги форматом 114,3×157,48 мм. Они никогда не складываются пополам.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ИЗВЕЩЕНИЯ

Время от времени компании рассылают официальные извещения – сообщения о смене адреса и открытии нового офиса, о приеме новых сотрудников, служебных перемещениях, смерти кого-то из руководителей. Консерватизм или новаторство подобных извещений зависит от графических стандартов, принятых в компании, а также от повода. Извещения должны быть связаны с одним событием. Как и хорошие деловые письма, они должны отличаться краткостью и четкостью. В грамматическом отношении название компании или бизнеса всегда считается существительным единственного числа и требует соответствующего глагола: «Смит, Смит и Джонс» с удовольствием извещает… Но если речь идет о сотрудниках компании, то используется множественное число: «Директора и руководство „Джонс Компани“ с удовольствием сообщают…» При необходимости можно заказать специальные карточки и соответствующие им конверты. Официальное извещение может выглядеть следующим образом:

Совет попечителей университета Хай-Кью Имеет честь сообщить о том, что Майкл Кемерлинг, доктор философии, был избран Председателем совета по средневековой литературе и приступит к исполнению своих обязанностей первого февраля две тысячи восемнадцатого года.

Конверты. Конверты должны соответствовать корпоративным бланкам и другим документам по формату, качеству бумаги, цвету и стилю оформления. Обычно названия и адреса отправителя и получателя печатаются на лицевой стороне конверта в соответствии с почтовыми правилами. Прежде чем заказывать канцтовары, зайдите на почту, чтобы уточнить, не изменились ли правила рассылки. Это относится ко всей внешней почте – в том числе к специальным конвертам с окошечками и конвертам для ответов, а также к конвертам с заранее оплаченными марками.

Визитные карточки. Последнее, что вам непременно понадобится, это визитные карточки. Обычно они вручаются на деловых встречах и мероприятиях. Хотя вариантов визитных карточек огромное множество, классикой считаются карточки размером 88,9×50,8 мм из плотной бумаги белого или кремового цвета с текстом, напечатанным черным или серым шрифтом. Карточки другого размера могут не подойти для стандартных визитниц и бумажников.

На визитной карточке должна быть отражена только необходимая информация: имя и должность, название компании, адрес, телефон (мобильный и/или офисный), факс, адрес электронной почты. Если по вашему имени трудно определить пол, включите титул вежливости (мистер Мэрион Браун, миссис Пат Ди Бернардино). Если же имя трактуется однозначно, ограничьтесь только именем. (См. также разделы «Качественная визитная карточка», стр. 162, и «Визитки», стр. 353.)

Карточка особой формы для адресной картотеки Rolodex может оказаться очень удобной для клиентов, поставщиков и тех, кто часто связывается с вами по телефону, факсу или электронной почте. Естественно, что такие карточки должны содержать ту же информацию, что и обычные визитки.