Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Единственное, что можно считать более удивительным, чем количество ежедневно присылаемого спама, это то хитроумие, с каким системы фильтрации избавляют нас от него. Но иногда в разряд спама попадают совершенно нормальные электронные письма. Поэтому мы советуем все же проверять папку «Спам», чтобы извлечь из нее те письма, которые попали туда по ошибке.

ПРАВО НА ТАЙНУ ПЕРЕПИСКИ? ЗАБУДЬТЕ!

Тайна электронной переписки – это оксюморон. В самом этом выражении заложено противоречие. Каждое электронное письмо, которое вы составляете, отправляете и получаете на рабочий адрес – приходит ли оно по внутренней сети или через Интернет, – принадлежит вашему работодателю, и у работодателя есть право прочесть его. Смиритесь с этим фактом: таков закон. Работодатель имеет право следить и проверять вашу деловую электронную почту. У него есть полный доступ к получаемой вами почте. Он может даже восстановить письмо, которое вы давным-давно удалили и стерли с жесткого диска своего компьютера. И ваш работодатель всегда может действовать в соответствии с той информацией, которую он из ваших писем получит.

Личное использование

Хотя в большинстве компаний на использование рабочей электронной почты в личных целях смотрят сквозь пальцы, частая и продолжительная личная переписка может вызвать недовольство руководства. В других фирмах руководство ограничивает использование деловой электронной почты только деловой перепиской. Руководители часто жалуются на то, что подчиненные в рабочее время ведут личную переписку и используют для этого служебный почтовый ящик. Если вы получаете массу личной корреспонденции – фотографии, ссылки, шутки, письма от родных и друзей или письма, связанные с личным бизнесом, – то заведите для этого специальный почтовый ящик и пользуйтесь им в свободное от работы время.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОБСТВЕННЫХ УСТРОЙСТВ

В ряде компаний сотрудники могут пользоваться собственными смартфонами, планшетами и даже компьютерами. Сотрудники пользуются собственными устройствами по личным и деловым соображениям.

Трудность для сотрудника связана с тем, что на личном устройстве он хранит служебную информацию. В случае увольнения с его устройства могут стереть всю информацию – и деловую, и личную.

Обычно люди невнимательно читают условия соглашения и смело загружают на свои устройства программное обеспечение. Если вам предстоит пользоваться собственными устройствами, внимательно прочитайте условия, чтобы понять, имеет ли компания право стереть всю информацию в случае, если ваши пути разойдутся. Лучше узнать правила игры заранее, чем обнаружить свой компьютер абсолютно пустым в день увольнения.

Приветствия, подписи и массовая рассылка

Нет сомнений в том, что электронная почта – средство общения менее формальное, чем бумажное письмо, отправленное по почте. Но это не означает, что вы можете забыть о соответствующих приветствиях. Первое электронное письмо в цепочке переписки задает тон всему бизнесу. Даже в общении с близкими коллегами, с которыми вы постоянно обмениваетесь электронными письмами, следует использовать приветствие – по крайней мере в первом письме дня. В последующих можно руководствоваться здравым смыслом: если вы перебрасываетесь записками каждые несколько минут – как в обычном разговоре, – то приветствие вполне можно опустить.