Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода

Активно выражайте ответную реакцию. Подтверждение понимания сказанного можно выразить кивком или фразой: «Да, понимаю». Если вы хотите что-то уточнить или более ярко выразить свое понимание и согласие, скажите: «Если я правильно понял…»

Употребляйте принятые в данной сфере слова и выражения, это подтвердит вашу принадлежность к статусной или профессиональной группе.

Будьте осторожны с чувствами собеседника. Фразы «Не могу поверить, что ты…», «Это глупо…» и тому подобные нанесут обиду и создадут преграду в общении.

Важное впечатление о разговоре оставляют способ его прекращения и прощание. Не прерывайте собеседника на полуслове, даже если торопитесь. Не смотрите на часы, демонстрируя нетерпение, лучше вежливо поблагодарите за разговор, подведите итоги, назначьте следующую встречу.

Мобильный телефон

Особенность использования мобильного телефона в деловых целях заключается не только в умении вести деловую беседу, но и в возможности его применения вне офиса.

Для общения с партнерами и коллегами может быть использован как служебный, так и личный номер.

В этом случае следует предупредить партнера, какой именно номер вы предоставляете.

Если вы сами собираетесь звонить на мобильный номер коллеге или деловому партнеру, продумайте время. Не стоит беспокоить человека по личному номеру в вечерние часы или в выходные дни, деловые вопросы решаются в рабочее время.

Не стоит рассчитывать, что наличие мобильного номера у организации подразумевает круглосуточную доступность сотрудников. О возможности звонить 24 часа в сутки сообщается дополнительно.

Сотрудники офисов не предоставляют личные мобильные номера клиентам и поставщикам. Частный предприниматель сам определяет необходимость общения с клиентами и поставщиками в выходные дни.

Обращаясь на мобильный телефон, особенно важно уточнить, может ли собеседник с вами поговорить. Если человек в пути или занят, уточните, когда он освободится и будет готов к разговору.

Мобильный телефон должен быть выключен во время презентации, конференции, собрания, а также посещения траурной церемонии или театра, лучше поставить аппарат на режим вибрации и по возможности покинуть мероприятие.

Получив деловой звонок во время общения с другими людьми, следует извиниться перед окружающими и по возможности отойти в сторону. Вести разговоры на деловые темы в общественном транспорте не стоит.

Несмотря на важность деловых звонков, не стоит забывать о мерах безопасности за рулем автомобиля и во время авиаперелета.

Мобильный телефон также не следует оставлять на офисном столе, покидая помещение, сотрудники не станут снимать трубку из вежливости, а разрывающийся от звонков аппарат будет раздражать их.

Мелодия, сопровождающая звонок по корпоративному мобильному телефону, отражает имидж владельца и организации. Мелодия должна сочетаться со статусом владельца.

Во время делового ланча телефон также рекомендуется поставить в беззвучный режим и отвечать лишь на очень важные звонки.

Переписка

Деловая переписка отличается высокой степенью формальности. Несмотря на то что электронная форма общения приобретает все большую популярность и востребованность в деловой среде, письма и открытки остаются широко используемыми средствами связи. Особое внимание в деловой переписке уделяется формальной стороне и оформлению письма.

Письмо от лица фирмы, независимо от его назначения и содержания, принято оформлять на бланке и отправлять в фирменном конверте. Бланки предприятия содержат информацию об организации, полное название, адрес, номер телефона, факса и электронной почты, логотип. Имидж фирмы подчеркивают качество бумаги и аккуратность оформления письма.

Современный этикет предполагает печатание официального письма на компьютере, однако подпись в конце письма следует внести собственноручно.

Адрес получателя на конверте в деловой сфере все реже заполняется от руки, он распечатывается на конверте или в виде наклейки. Если вы хотите, чтобы письмо попало лично в руки и не было рассмотрено заместителем или секретарем, добавьте на конверте – «лично» (personal, confidential).

Печатая деловое письмо на компьютере, следует уделить особое внимание его оформлению. Текст размещается на одной стороне листа, страницы нумеруются, кроме первой. Не стоит забывать об абзацах, интервале и размере шрифта. Выделять наиболее важные моменты цветом или толщиной шрифта в тексте делового письма не рекомендуется, только в рекламном тексте-презентации.

Следует учитывать, что письма с поздравлениями, благодарностью и выражением соболезнования предпочтительнее написать собственноручно. Используя готовые открытки, необходимо собственноручно расписаться. Также лично следует поблагодарить за оказанные услуги.

Письмо с выражением соболезнования отправляется не позднее чем через десять дней. За оказанную услугу или гостеприимство стоит поблагодарить в течение недели.