Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода

В начале делового письма ставится дата отправления, исходящий номер, место составления, тема письма. Должность лица, которому адресуется письмо, ставится в дательном падеже: «генеральному директору». В случае обращения «г-ну» или «г-же» сначала ставится фамилия, затем инициалы: г-ну Петрову В.И.

Начать письмо следует с уважительного, вежливого обращения: «Уважаемый господин Сергеев!», «Уважаемые господа». Если имя получателя неизвестно, следует обратиться по должности: «Уважаемый господин директор».

В делопроизводстве различают внутреннюю официальную и внешнюю официальную переписку. Внутренняя официальная переписка предназначена для использования в пределах фирмы или для связи с филиалами. Во внешней деловой переписке различают письмо-предложение, ответ на запрос, письмо-напоминание, письмо-извинение, рекомендацию, отказ, заказ, извещение.

Деловое письмо должно соответствовать выбранной теме и конкретно отвечать на вопрос. Для различных тем сложились свои стандартные международные формы. Чтобы получатель легче воспринял предоставленную информацию, достаточно воспользоваться принятым шаблоном.

Написание коммерческого предложения требует не только аккуратности, но и навыков коммерческой и рекламной деятельности. Желательно вложить в письмо небольшой рекламный буклет.

Даже в случае переписки с хорошо знакомым человеком в деловом послании к нему следует обратиться на «вы».

Заканчивает письмо почтительная фраза, соответствующая содержанию письма: «С уважением», «Всего наилучшего». В случае письма от имени организации в конце письма указывается, кем оно составлено. Подпись должна быть разборчива.

В случае переписки с иностранным партнером текст составляется на языке партнера или на английском языке. Особое внимание следует уделить знакам препинания в обращении.

В России запятая ставится после обращения, а после имени восклицательный знак. Во многих европейских странах запятая после обращения не нужна, она ставится после имени, в США вместо запятой применяется двоеточие.

Приписка постскриптум (P.S.) не самое желательное добавление к деловому письму, в деловой сфере партнеры не должны забывать важную информацию. Однако, если письмо написано от руки, переписывать не стоит, достаточно добавить буквы P.S. и необходимый текст.

Если к базовому письму полагаются приложения, их следует указать. Так же, как и фамилии тех, кому разосланы копии письма.

• Приложение:

• 1. Контракт (5 л.)

• 2. Счет-фактура

• Копия:

В деловой переписке рекомендуется использовать шаблонные речевые фразы, соответствующие теме письма: «Что касается вопроса о…», «Учитывая все вышесказанное…», «Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…», «В заключение выражаем надежду на…», «В ответ на ваш запрос», «Оплату гарантируем», «Сроки выполнения гарантируем», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С пожеланиями успехов».

Важно учитывать принятые в деловой переписке стандарты сочетаемости слов. Так, например, задолженность – погашается, платеж – производится, скидки – предоставляются, счет – выставляется или оплачивается, договоренность – достигается.

Составив письмо, перед отправлением убедитесь в соблюдении принятых норм – указании отправителя и получателя, выверенной структуре сообщения. В деловых письмах следует не забыть об указании исполнителя, его должности и способа связи.

Социальные сети

Социальные сети – не только способ общения собеседников в свободное время, но и современный инструмент рекламы и деловой коммуникации. Для достижения коммерческих целей следует научиться тактичному общению в социальных сетях.

Организациям, создающим адреса и страницы в социальных сетях, рекомендуется придерживаться цветового и речевого стиля, принятого на предприятии. Следует уделить профессиональное внимание оформлению. Информация должна соответствовать действительности и поддерживать имидж компании. В социальной сети указываются средства связи, логотип, текущие планы и проводимые мероприятия. Многие предприятия предлагают тематические рассылки.

Небольшим предприятиям, имеющим в социальных сетях друзей и подписчиков, не стоит вступать в споры в случае нелестного отзыва или засылки спама, допустимо прекратить контакт и поставить оппонента в черный список.

Сотрудникам и руководителям различных уровней, создавая личную страницу в социальной сети, следует уделить внимание ее содержанию и выбираемым друзьям.

Не стоит выставлять фотографии с вечеринок, в купальнике или каким-либо образом копрометирующие вас. Информация с социальных страниц все чаще становится источником для формирования мнения о сотруднике в отделе кадров, к тому же на страницу всегда могут зайти и руководители, и подчиненные.