Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода

Отказ от официального приглашения посылается в письменном виде с формулировкой: «не может принять приглашение в связи с запланированной встречей на этот день». В случае отказа от участия в важном мероприятия причина отказа должна быть уважительной. Отказ от дружеского приглашения может быть выражен устно, по телефону или электронной почте.

Письмо-отказ в выполнении услуги не должно быть резким, оно оформляется в соответствии с принятым стандартом – повторение изложения просьбы, обоснование причины отказа и отклонение предложения.

В письменном или устном отказе от услуг или продолжения сотрудничества следует поблагодарить за совместную деятельность, выразить удовольствие от совместной работы, сослаться на обстоятельства, в которых вы вынуждены прекратить сотрудничество, высказать надежду на возможную совместную деятельность в будущем.

Отказываясь от участия в конференции или семинаре, если место уже зарезервировано, вы должны сослаться на изменившиеся планы, высказать свое огорчение и попросить информацию о предстоящих мероприятиях.

Отменяя резервирование, извинитесь за принесенные неудобства.

Официальный отказ рекомендуется сопровождать репликой о будущем сотрудничестве.

В случае, если вы хотите продолжить сотрудничество, но временно вынуждены отказаться от предложения поставщика или партнера, допустимо указать причины, например итоговую цену, и поблагодарить за предоставленную информацию.

Отказывая, по возможности предложите альтернативный способ решения проблемы: «Вы могли бы обратиться к…»

Если отказ испортил ваши отношения, постарайтесь их восстановить. Устно, открыткой или письмом сообщите, что вам жаль и вы хотели бы продолжить конструктивное общение.

В случае возникновения неудобных в деловой обстановке личных отношений, ухаживания или дорогих подарков отказ следует выразить вежливо, но твердо. От цветов и сувениров рекомендуется вежливо отказаться, согласие на подарок подтверждает ваше желание развить отношения.

Первое впечатление

В деловом общении первое впечатление складывается в момент знакомства при личной встрече, в телефонном разговоре, по переписке, при публичном выступлении.

В личном общении наиболее важными моментами являются встреча с рекрутером, сотрудником отдела кадров или руководителем на собеседовании, знакомство с деловым партнером, встреча сотрудника с будущими коллегами, руководителя – с рабочим коллективом, оратора – с аудиторией.

В зависимости от ситуации психологи отводят на формирование первого впечатления о собеседнике от 30 секунд до 4 минут. Именно столько времени требуется мозгу для восприятия и анализа представленных факторов: как человек выглядит, ведет себя и говорит. При этом визуальное восприятие собеседника, его внешний вид, жесты, поза и мимика составляют 60 процентов общей информации, голосовые характеристики – 30 и информативно-вербальное восприятие – 10 процентов.

И в деловом, и в светском общении базовое впечатление формирует внешний вид. Цветовая гамма костюма, стиль одежды, аксессуары, для женщин деловая прическа и макияж должны соответствовать принятым нормам делового дресс-кода.

Место встречи оказывает существенное влияние на выбор одежды. Для собеседования в финансовом учреждении подойдет консервативно-деловой стиль, на интервью в дизайнерскую фирму достаточно выбрать опрятную и современную одежду.

При выборе костюма для деловой встречи, семинара или переговоров следует учитывать, что о хорошем вкусе говорит классический стиль, модные модели будут восприняты не всеми.

Выбирая одежду, уделите особое внимание цветовой гамме. Наиболее подходящим для первой встречи считается синий или светло-серый цвет. Синий цвет создаст о вас впечатление как о спокойном, а значит, надежном партнере. Светло-серый цвет отражает открытость в общении.

Черный цвет выглядит чрезмерно консервативно. Черно-белая гамма считается классической, однако такое контрастное сочетание может быть воспринято как атакующее и агрессивное. Красный цвет вселяет уверенность в себе, но может раздражать партнера, красные оттенки следует минимизировать.

При первой встрече следует быть осторожным с запахами, не все ароматы воспринимаются другими людьми как приятные. У некоторых может быть аллергия.

Чтобы понравиться партнеру или аудитории, желательно попасть в стандартную категорию привлекательных для собеседника людей. Изучив дополнительную информацию, например с сайта компании, можно заранее узнать предпочтительный дресс-код. Выступая перед аудиторией, узнайте больше о слушателях, уровне их образования и ранге.

Поведение человека, его походка, жесты, манера представления развивают образ. Следите за прямой осанкой. Разговаривая стоя, не облокачивайтесь на стену или спинку стоящего рядом стула. Сидя, не разваливайтесь на стуле, не закидывайте ногу на ногу, лучше сидеть, ровно держа спину.

Важным деловым качеством является пунктуальность, опаздывать на первую встречу не полагается.