Деловой имидж

Для того чтобы быстро найти нужный вам телефон, необходимо иметь под рукой коды городов, номера телефонов организаций, абоненты городской сети, справочники, настольный календарь, записную книжку. Номера телефонов абонентов, к которым вы обращаетесь более трех раз, лучше записать в рабочую книжку.

Большинство людей не любят автоответчики, хотя они порой бывают просто незаменимы. Тем не менее эти аппараты позволяют в отсутствие абонента передать какую-то важную или очень срочную информацию, не затрачивая лишнее время на повторные звонки.

Надиктовывайте эти сообщения внимательно. Сделайте их четкими и понятными. Прорепетируйте несколько раз, перед тем как записывать, или проверьте его на магнитофоне, чтобы услышать, как оно звучит. Когда вы будете делать запись, примите удобную позу, как следует вдохните и четко произнесите сообщение. Сделайте несколько попыток, пока не останетесь довольными полученным результатом.

Когда вы прослушиваете сообщения на вашем автоответчике, вам предоставляется удобный случай оценить манеру другого человека оставлять подобные сообщения и, поучившись на их ошибках, подправить свою.

Если вы оставляете сообщение на чьем-либо автоответчике, это прекрасная возможность попрактиковаться в разговорном жанре. Помните о том, что каждое сообщение является частью вашего имиджа. Тем более что такие сообщения могут стать единственным способом контакта с некоторыми людьми. Они будут судить вас по впечатлению, которое оставит сообщение, поэтому сделайте его так, чтобы оно демонстрировало вас в выгодном месте.

Существует еще телефакс. Он может работать в двух режимах: телефона и факса. В обычной жизни он настраивается на автоматическое распознавание звонка. По телефаксу нельзя передавать бумагу с химической поверхностью: фотографии, копировальную бумагу, документы, имеющие слабый контраст. Аппарат не распознает зеленый, желтый, голубой цвета.

Чтобы отправить телефакс, нужно вставить документ в лоток подачи документов лицевой стороной вниз, верхним краем вперед. Устройство подаст сигнал. Появится надпись READY TO SEND. В устройство можно вставлять до 15 листов. Первым передается нижний.

Для прерывания передачи используют кнопку «STOP». По окончании передачи нужно осведомиться о качестве передачи факса.

Можно и принимать телефакс. Когда аппарат подаст сигнал, нужно снять трубку. Если слышен зуммер низкой частоты или в трубке тишина, нажать кнопку «Старт», положить трубку на место или по просьбе абонента нажать кнопку «Старт» вашего устройства. По окончании приема сообщить о качестве факса.

Глава 7. С ТРИБУНЫ

Давайте с вами зададим себе вопрос: «Для чего нам нужны публичные выступления? Что это вообще такое?»

Без публичного выступления не обходится ни один руководитель на предприятиях, ни один бизнесмен в своем бизнесе. Без них невозможно вести дела. Выступления помогают руководителям донести важные сведения до своих коллег, работников.

Рассказывая все каждому человеку по отдельности, руководитель может что-то забыть, повторяя одно и то же несколько раз. На все эти разговоры уходит очень много времени, которые он мог провести с гораздо большей пользой для дела. Экономней, конечно же, собрать всех людей, заинтересованных в данном вопросе, и провести публичное выступление.

Когда много слушателей, они намного свободнее и раскованнее себя чувствуют. Им есть с кем посоветоваться, высказать свое мнение и услышать, что думают по этому поводу другие. У людей будет возникать много вопросов, что идет на пользу руководителю – не придется объяснять каждому, а можно ответить всем сразу.

Выступающему удобнее говорить, когда его слушают хотя бы несколько человек. Потому что аудиторией легче управлять, чем одним человеком. Парадокс? Да. Но читайте дальше. Например, представим такую ситуацию: большее количество присутствующих согласны с мнением выступающего, а другие нет. Здесь намного проще руководителю убедить вторую половину, так как они наверняка прислушаются к мнению первой половины.

Не существует чертежей, схем или рецептов, подходящих для всех речей или для большинства их, как правильно вести выступления. Однако приведем несколько планов, которые могут быть применены в некоторых случаях.

1. Изложение фактов.

2. Высказывание соображений, вытекающих из них.

3. Призыв к действиям.

Многие одобряют такой план:

1. Продемонстрировать нечто плохое.

2. Показать, как это исправить.

3. Предложить сотрудничество.

Можно предложить и другой план:

1. Добиться интереса и внимания.

2. Завоевать доверие.

3. Разъяснить слушателям достоинства вашего предложения.

4. Привести убедительные мотивы, побуждающие людей действовать.

Выступление перед публикой всегда является ответственным делом. Для того чтобы ваше стремление стать хорошим выступающим перед публикой быстро и успешно претворилось в жизнь, постарайтесь соблюсти четыре правила.