Деловой имидж

Также существуют такие организационные документы, как устав, учредительный договор, положение о предприятии, о структурном подразделении, о персонале, структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка.

Документ структуры и штатной численности предприятия содержит информацию о наименовании структурных подразделений и должностей, о штатной численности этих должностей. Документ визируется руководителями структурных подразделений (например, главным бухгалтером, начальником ОТЗ и другими), подписывается заместителем руководителя предприятия, утверждается руководителем предприятия, его подпись заверяется печатью.

Документ пересматривается по мере необходимости. Наибольшие изменения вносятся приказом по основной деятельности. Документ действует до замены новым и хранится постоянно.

Теперь рассмотрим штатное расписание. Особенностью оформления этого документа является указание в реквизите утверждения на штатную численность и месячный фонд заработной платы.

Распорядительные документы делятся на приказы по основной деятельности, распоряжения и указания, постановления и решения. Все эти перечисленные документы строятся по единому принципу и имеют реквизиты 06, 08, 09, 10, 12, 17, 19, 21, 23, 27. Эти документы в тексте имеют констатирующую и распорядительную часть, которая начинается с глагола распорядительного действия.

Распорядительные документы имеют постоянный срок хранения.

К информационно-справочным документам относятся служебные письма всех разновидностей: акт, протокол, объяснительные записки, служебные и докладные записки, справки, телеграмма, телефонограмма, факс и прочее.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Заголовок – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Эти слова печатаются прописными буквами.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и другие. При подготовке любого письма необходимо соблюдать этику служебной переписки.

Расскажем немного подробнее о служебной переписке. Письмо-предложение предназначено для того, чтобы привлечь внимание читающего, пробудить его любопытство, стимулировать интерес. При написании данного письма особенно нужно делать акцент на описание товара, его качества, результаты пользования. Это письмо должно заставить читающего изменить настроение с «хотел бы это иметь» на «мне это нужно». Сделать акцент на чувство или логику. В завершение лучше сформулировать желаемые конкретные действия читающего.

Письмо-отказ составляется на претензию или предложение клиента или партнера. Цель данного письма – отказать так, чтобы сохранить партнерские взаимоотношения. В начале пишут нейтральные комментарии того, с чем вы согласны, но нужно избегать слов «однако», «но», «к сожалению». Затем перечислите причины отказа ясно и правдоподобно, без чрезмерных и лишних объяснений и извинений. Из причин логически вытекает сам отказ.

Циркулярные письма направляет вышестоящая организация подчиненной, они носят распорядительный характер, обязательной для исполнения.

В гарантийных письмах дается гарантия качества работ, сроков выполнения заказа, оплаты товаров и услуг. Особенностью таких писем является наличие двух подписей: руководителя и иного заинтересованного лица. Обязательна постановка оттиска печати.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В тексте должны содержаться дополнения, пояснения. Наличие 20 реквизита обязательно.

В письмах-подтверждениях подтверждается факт чего-либо.

Договорное письмо – это разновидность сопроводительного письма, оно подтверждает факт отправки договоров или контрактов.

Письмо-просьба содержит просьбу, показывает заинтересованность в ее скорейшем выполнении и заранее выражает благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания пишутся в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В тексте говорится о возможных мерах, которые будут приняты за невыполнение принятых обязательств.