Деловой имидж

Информационные письма должны своевременно информировать о свершившемся факте. В данном письме нужна подпись референта и секретаря и лишь при большей значимости излагаемых факторов – руководителя.

Приглашения адресуются коллективному или индивидуальному адресату. Часто используются трафареты, в которых от руки пишут причину приглашения, фамилию, имя и отчество приглашенного, день, время события и иная необходимая информация.

Коммерческие письма пишутся от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Теперь поговорим о регистрации документов, которая означает фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для учета количества документов, обеспечения их сохранности, возможности ведения контроля исполнения, облегчения поиска документов в информационно-справочных целях.

Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть однократной, т. е. документы не регистрируются повторно в структурных подразделениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, индекс по номенклатуре дел (порядковый регистрационный номер, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия – для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация.

А теперь мы хотим дать вам несколько советов, которыми вы можете воспользоваться.

1. Будьте безжалостны к служебным архивам. Лишние архивы мешают найти нужную бумагу не только вам, они снижают эффективность работы и ваших подчиненных. Приучите своих подчиненных спокойно относиться к уничтожению старых бумаг, и в вашем подразделении сразу станет легче дышать и в прямом, и в переносном смысле.

2. Доверяйте секретарям. Они должны не просто собирать корреспонденцию и передавать вам, но должны служить фильтром на пути бумажного потока, рвущегося в ваш кабинет. Прямая обязанность секретарей – отбирать из общей массы только те бумаги, которые требуют вашей личной немедленной реакции. Остальные разрешите им самим распределить между подчиненными.

3. Стремитесь мыслить позитивно. Вместо того чтобы и дальше горевать по поводу избытка бумаг, лучше начните сокращать их количество, не откладывая дело в долгий ящик.

Итак, переходите на «бумажную диету». Она непременно укрепит ваше здоровье!

Глава 9. КРУГЛЫЙ СТОЛ

В этой главе мы хотим поговорить о совещаниях. О том, что реально стоит за этим словом и что должно стоять за ним в идеале. Мы хотим рассмотреть несколько возможных вариантов проведения совещаний и рассказать вам о том, как подготовиться к ним, если вы – рядовой сотрудник и если вы – председатель совещания. А также о том, как повысить эффективность совещаний.

Пожалуй, для начала следует рассмотреть варианты схем различных совещаний. Конечно же, любое из них проводят для того, чтобы достичь соглашения по определенному вопросу. Это общее положение для всех совещаний. Качественно они отличаются по форме проведения. В принципе, их можно разбить на две большие группы: официальные и неофициальные.

К первым относятся заседания совета директоров или акционеров. Отличительными особенностями таких совещаний является наличие и соблюдение свода правил и процедур. Например, каждый участник такого заседания вправе рассчитывать на то, что его выслушают. Обязательным считается наличие повестки дня, ведение протокола и предварительная рассылка документации всем участникам совещания. Формальные совещания довольно предсказуемы, так как практически исключают возможность выхода дискуссии из-под контроля председателя.

Ко вторым относятся случайные встречи сотрудников на неподготовленной территории, например встреча коллег в коридоре, холле или чьем-то офисе. Как правило, здесь не идет речи о ведении протокола или официальной повестке дня. Зачастую такие совещания возникают только в случае крайней необходимости в обсуждении какой-то «горячей» темы. Чаще они спонтанны, эмоциональны и довольно непредсказуемы. Такие совещания вполне могут заканчиваться письменно зафиксированными решениями.