Деловые коммуникации

Коммуникации приобретают все большое значение в деятельности организации, это обусловлено тем, что руководители организаций получают информацию по формальным и неформальным каналам коммуникации, посредством прямого общения как внутри своих организаций, так и за их пределами. Коммуникация из средства передачи информации превратилась в важнейший инструмент управления деловыми отношениями. Любой член организации является субъектом коммуникации, находится в режиме получения информации от многих партнеров и передачи ее им. Эффективность коммуникации зависит от ее качества, своевременности, полноты, и от того, насколько всесторонней является эта связь.

Способность людей совместно работать над выполнением заданий зависит от их умения передавать информацию. В независимости от положения, которое человек занимает в организации, у него постоянно возникает потребность в эффективных коммуникациях. Менеджеры доводят до сотрудников цели организации, отслеживают изменения, происходящие во внешней среде организации, объясняют содержание трудовых заданий и оценивают результаты работы, ведут переговоры, как внутри фирмы, так и со сторонними организациями. Сотрудники общаются между собой для осуществления совместной деятельности, доводят до руководителя предложения по совершенствованию выполнения заданий.

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63 % английских, 73 % американских, 85 % японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90 % своего времени [19, с. 11].

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами.

В известной работе по теории и практике менеджмента [16, с. 44] приводится такое распределение времени руководителя: 59 % – запланированные заседания и встречи, 22 % – работа с бумагами (документ – средство общения посредством письменной речи), 10 % – незапланированные встречи, 6 % – разговоры по телефону, и 3 % – поездки и осмотры объектов. По сути, руководитель все свое время тратит на взаимодействие с людьми, на общение. Руководитель – средоточие коммуникаций в организации (рис. 1.8) [10].

Рис. 1.8. Менеджер как информационно-коммуникативный центр

Исследования показали, что менеджеры проводят примерно около 60–80 % времени занимаясь коммуникациями, что проявляется в формах [26, с. 59]:

• доведения до сотрудников целей и задач организации;

• доведение до сотрудников решений руководства;

• получение информации о выполнении принятых решений, трудностях и проблемах, которые возникают в деятельности организации;

• выявление возможностей, потенциально присущих подчиненным для их последующего использования в целях организации;

• стимулирование сотрудников через похвалу, пропаганду достижений, поддержание их авторитета;

• получение представления о ситуации, свойственной внешнему окружению организации, и о положении самой организации в этой среде.

Подчиненные посредством коммуникаций:

• получают представление о целях и задачах организации, своем месте и своей роли в общем процессе;

• получают от начальства рекомендации по выполнению таких заданий и форме оценки результата их выполнения;

• оценивают текущее состояние и перспективы организации;

• оценивают руководство и коллег, их профессиональный уровень.

Коммуникации в менеджменте расцениваются как связующий процесс. Посредством коммуникаций происходит объединение в единое целое всех блоков и элементов управленческой деятельности. Можно принять великолепное решение, если его не донести в понятной форме до исполнителя, то ожидать высокого эффекта бесполезно. А донесение решения до исполнителя достигается посредством коммуникаций.

А.В. Бусыгин [6, с. 910] представляет коммуникационные правила менеджера и работника. Коммуникационное правило менеджера: менеджер должен в обстоятельной форме довести до исполнителя все то, что тому необходимо сделать, обрисовать как можно в более подробной форме ожидаемый результат (с учетом уровня подготовки к такой работе исполнителя), дать инструкции (если это требуется) по технологии осуществления работы, убедиться в адекватности восприятия исполнителем переданной ему информации и непосредственно воздействовать на исполнителя в целях создания у него ясного представления, что он с таким заданием обязательно справится.