Деловые коммуникации

Информация необходима в организации, без информации менеджер не может принять ключевых решений, отдел снабжения, кадров, финансовые службы, производственные цеха не могут получать и преобразовывать ресурсы в продукт. Информация – это сведения об окружающем мире, отраженные в сознании человечества, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости. Информация является технологической основой для менеджмента, так как именно с ее помощью проектируется и осуществляется управленческое воздействие.

Информация в менеджменте – это совокупность сведений, с помощью которых разрабатываются управленческие решения и осуществляется управленческое воздействие. Она может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения) (рис. 1.10). Одним из главных информационных источников являются люди, так как информация, которую используют в управлении, является продуктом деятельности человека.

Без наличия соответствующей информации менеджер не может не только эффективно управлять организацией, но он просто не может осуществлять свои должностные обязанности. Ключевым ограничением использования информации является человек, так как именно он будет либо принимать и воспринимать эту информацию, либо нет.

Рис. 1.10. Информация в менеджменте

Менеджер прежде всего нуждается в информации обо всем, что происходит во внешней среде и что имеет какое-то отношение к возглавляемой им организации. В стремлении получить такую информацию менеджер сталкивается с информационным потоком, из которого ему приходится выделять те его блоки, которые ему действительно необходимы. Менеджера интересует положение его организации в окружающей среде и ситуация, складывающаяся во внешней среде вокруг организации, возглавляемой менеджером. Так же возникает потребность в информации, связанная с внутренней средой организации и всем, что имеет к ней отношение. При этом всякий раз менеджер структурирует объекты внутренней среды, которые для него в каждый текущий момент должны выступать в качестве источника информации [6, с. 913].

Информация в менеджменте обладает следующими характеристиками: объем; достоверность; стоимость; насыщенность; открытость; ценность; своевременность; структурированность полезность (рис. 1.11).

Среди характеристик объема информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность. Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Достаточный уровень информации – это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

Достоверность представляет собой соответствие информации действительности. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной. Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

Рис. 1.11. Характеристики информации в менеджменте

Насыщенность информации – соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня.

Открытость информации – это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации: секретная – отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование; конфиденциальная – отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. Публичная (открытая) – отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации. По своевременности информация подразделяется на своевременную (получаемая вовремя) и несвоевременную (получаемая с опозданием). По структурированности – структурированная и неструктурированная (не имеющая аналитических оснований для конкретных выводов). В соответствии с критерием полезности выделяют полезную и бесполезную информацию.

При стремлении менеджера получить конкретную информацию он всегда обращается к конкретному объекту – источнику информации, или, называя это по-другому, к информатору.