Digital Intelligence. Основы цифрового этикета

Важно не забывать, что общие правила общения по почте никто не отменял. Даже если вы уверены, что знаете, как правильно написать письмо, не пропускайте эту часть, ведь скорее всего вы откроете для себя что-то новое.

Из чего состоит электронное письмо?

У любого письменого или устного сообщения должна быть структура. Именно она помогает нам правильно уловить смысл и понять, чего же от нас хочет собеседник. Стандартное письмо состоит из приветствия, основной части, прощания и подписи.

Начало письма

Для начала выбираем правильное имя адресата. Не стоит ставить в строчку с главным адресатом всех, кто может вам помочь в решении вопроса из письма. Если письмо необходимо отправить нескольким людям, то главного адресата, от которого мы ждём ответа, ставим выше, а остальных добавляем в копию. При добавлении нескольких людей в копию ставим их в порядке убывания должностей. Например: директор, заместитель директора, менеджер, администратор.

Заполняем тему. Тема должна быть простой и понятной, по сути. Неуместно в теме заявлять о срочности, ведь это ставит получателя в неудобное положение и говорит о том, что вы не цените его время. Если вы пишите первый раз от лица компании, то можно указать в теме название вашей компании, чтобы письмо не затерялось в почте и, чтобы его не удалили как спам.

Пример: Разработка дизайна сайта | Студия HardyBranding

Обращение к адресату

Любое письмо начинается с приветствия и обращения. Лучшим вариантом для начала делового письма является обращение «Имя/Имя отчества, добрый день». После обращения ставим запятую. Помним, что восклицательный знак в переписке использовать не уместно, он обозначает повышенный тон коммуникации/крик. Общий тон письма должен быть спокойным, уважительным и доброжелательным.

Можно ли использовать только приветствие без обращения? Это считается уместным только в случае, если вы направляете письмо в незнакомую компанию, и вам не удалось выяснить заранее имя конкретного человека, который владеет данным адресом. Например, когда мы направляем письма на почтовые адреса, начинающиеся с info@. В таком случае уместно обратиться к должности человека или целой команде: «Уважаемый генеральный директор компании Никос», «Добрый день, команда Hardy Branding».

Не правильно начинать деловое письмо с фраз «Здравствуйте» и «Доброго времени суток». С друзьями можно использовать «Привет».