Доброе утро каждый день. Как рано вставать и все успевать

Попытка работать над множеством задач одновременно обречена на поражение, потому что мозг лучше всего функционирует, когда все его ресурсы брошены на одно направление. Многозадачность – это миф. Она сильно мешает возможности глубоко погрузиться в проект и мыслить творчески. Работать даже над одним проектом бывает весьма непросто, но чаще еще труднее выбрать, на каком именно нужно сконцентрироваться в первую очередь.

При таком количестве приоритетов, требующих вашего внимания, необходим механизм, который позволит правильно выбрать единственную задачу. Гэри Келлер и Джей Папазан написали феноменальную книгу «Начни с главного!», где они задают крайне действенный наводящий вопрос: «Какую единственную вещь можно сделать, чтобы благодаря ей все остальные задачи упростились или отпали?»

Этот вопрос полностью меняет ситуацию, особенно если вы в разгаре активного рабочего цикла и должны сосредоточиться на немногих вещах, которые сыграют решающую роль. Его стоит задавать и во многих других ситуациях, но начните с этой. Так вы ощутите мощное влияние, которое позволит прямо сейчас принять наилучшее решение и устремиться вперед.

Другой эффективный фильтр или способ определить, чем одно решение потенциально лучше другого, описан в замечательной книге Грега МакКеона «Эссенциализм». МакКеон предложил идею, которую можно применить практически к любой ситуации: «Если нельзя решительно сказать "да", значит, это решительное "нет"».

В следующий раз, когда вы задумаетесь, стоит делать какую-то вещь или нет, убедитесь, что абсолютно не сомневаетесь в ее необходимости. А если сомневаетесь, продолжайте наблюдать, пока не придет уверенное «да».

Стратегия 3: «Нулевое равновесие»

После долгого рабочего дня, посвященного достижению главных целей, приходит время завершить работу и прийти в точку полной остановки.

Я создал концепцию «Нулевое равновесие», чтобы объединить все стратегии, которые позволяют как можно проще завершить день. В этом термине я объединяю четыре компонента: «Ноль во входящих», «Ноль проектов», «Ноль на письменном столе» и «Нулевая база».

Применяя концепцию «Нулевого равновесия», вы сможете завершать каждый день, четко понимая, чего вы достигли, и закладывать прочную основу, на которой будете строить следующий день.

Равновесие – это «состояние покоя под воздействием равных, противоположно направленных сил»[12]. Это и есть наша цель в конце каждого дня – найти баланс, прийти к состоянию покоя и начать следующий день сразу с того места, с какого вы хотели.

«Ноль во входящих». Папка для входящих сообщений в вашей электронной почте – это не список дел, для него существуют специальные предложения. И по крайней мере раз в день нужно добиваться, чтобы в ней не было новых писем.

Если там лежат 10 писем, которые вы уже прочли и на которые собираетесь ответить завтра, – это вовсе не ноль. Я подразумеваю полное отсутствие новых сообщений, поскольку все, пришедшие за последние сутки, уже обработаны.

Если ваши входящие вышли из-под контроля, концепция «Ноль во входящих», которую создал эксперт по продуктивности Мерлин Манн, позволит разобраться с этим раз и навсегда.

Во-первых, выделите один блок времени (или больше, если требуется) на полную расчистку папки входящих. Во-вторых, каждый день выделяйте время на обработку всех сообщений.

Как обрабатывать электронную почту:

1. Сотрите или разложите по папкам спам, ненужные сообщения и письма, на которые не надо отвечать.

2. Ответьте на сообщения, требующие моментального или умеренно быстрого ответа, а потом сотрите их или переложите в соответствующую папку.

3. Если для ответа на сообщение требуется приложить усилия, навести справки или выполнить некоторые задачи, напишите отправителю и сообщите, когда вы дадите полный ответ. Потом запланируйте эту задачу в приложении для управления проектами и сохраните сообщение в отдельной папке.

4. Повторяйте первые три шага снова и снова, пока папка для входящих сообщений не очистится.

Как не копить сообщения в папке входящих:

1. Отпишитесь от всех рассылок, которые не являются необходимыми.

2. Расскажите коллегам, что «Ноль во входящих» – ваш приоритет. Лучше всего, если этого правила будут придерживаться все, потому что в таком случае ненужных сообщений просто станет меньше.

3. Выделите время, когда вы каждый день будете работать с электронной почтой. Раз в сутки обязательно добивайтесь, чтобы папка входящих была пустой.

4. Если вы не успели, выделите себе блок времени, чтобы разобраться с необработанными письмами.

Если у вас так много сообщений, что вы не справляетесь сами, подумайте о возможности изменить рабочий график, чтобы вам хватало времени, или даже нанять ассистента, который будет фильтровать и обрабатывать почту за вас.

Быстрый и эффективный обмен сообщениями крайне важен для повышения продуктивности. Взяв на вооружение «Ноль во входящих», вы увидите, что задачи и проекты будут осуществляться гораздо быстрее, не говоря уже об уважении тех, кто с вами взаимодействует.