Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Организовать физические предметы просто – с этого мы и начнем. Трюк в том, чтобы суметь быстро привести все в систему, когда кипы бумаг начинают громоздиться друг на друге, – мы научимся с этим справляться. Кроме того, мы познакомимся с инструментами умственной организации. Это позволит справляться с таким количеством дел, что вам придется оправдываться, объясняя коллегам свои сверхчеловеческие способности. Скажите всем, что обрели силу после того, как вас покусала радиоактивная ондатра. Почему-то люди не интересуются деталями. Если же начнут, просто оскальтесь и зафыркайте. В этой главе мы коснемся всего – от наведения порядка в папках с документами до распорядка дня. Я расскажу, как организовать рабочее пространство, многочисленные проекты, процессы, состоящие из множества этапов или зависящие от множества людей, а также мы поговорим об организации времени и путешествий.

Организуйте рабочее пространство

Существует всего один простой принцип организации предметов: найти место для каждого из них. Это может быть кипа бумаг, полка, ящик, зазор между полом и кроватью, шкаф или чулан. Однако я настоятельно рекомендую время от времени избавляться от того, что хранится в чулане. Я люблю использовать стопки. Наводя порядок, я часто в первую очередь помечаю свои стопки с помощью стикеров. Пишите крупными буквами на ярких цветных листках, чтобы ярлыки выглядели симпатично и привлекательно.

Если вы не знаете, куда пристроить какую-то вещь, либо выбросите ее, либо найдите ей место. Если свободного пространства не осталось, избавьтесь от чего-то менее важного, чтобы освободить место. Даже не думайте арендовать склад! Это время и деньги на ветер. И кажется, люди всегда находят там мертвые тела, которые оставили предыдущие съемщики, а это чревато проблемами с законом и раздражающим вниманием СМИ.

Эффективно сортируйте по папкам

Папки – замечательное место для хранения, если речь идет о бумагах, которые там помещаются. Папки идеальны для наведения порядка. Просто положите документ в папку, затем в шкафчик, потом закройте дверку. Вуаля, вы закончили раскладывать бумаги. Но, как и в случае с любой системой организации, вы должны суметь найти то, что однажды спрятали. Убирая вещи, думайте о том, как позже будете их искать.

Я узнал это из своей любимой детской книги From the Mixed up Files of Mrs. Basil E. Frankweiler[30], написанной Элейн Конигсбург.

В книге маленькая девочка Клаудия должна найти документ, доказывающий, что именно Микеланджело – создатель прекрасной статуи ангела, которая хранится в нью-йоркском художественном музее «Метрополитен». У героини есть час времени и комната, до потолка забитая бумагами. Подвох в том, что она не знает, где именно находится доказательство. (Мой друг, большой любитель живописи, обожал эту книгу за то, что дети прячутся в «Метрополитене». Мне она нравилась, потому что там речь шла о стеллажах с документами. Мне на роду было написано стать помешанным на организации. Ну убейте меня.)

Первый секрет успешного распределения по папкам – удачный выбор имени папки. Когда вам нужны определенные документы, важно помнить названия.

Представим, например, что вы злой супергений, намеревающийся захватить мир (наверное, я выдаю свои тайные желания, но будьте ко мне снисходительны). Вы разрабатываете план по созданию машины, с помощью которой устроите Судный день и возьмете мир в заложники. У вас есть и другой план: монополизировать швейный рынок (и больше никакой модной одежды). И конечно, ваш запасной план – создать зомби, которые будут выполнять ваши приказы. Вы можете поместить все эти документы в одну папку, названную «Захват мира». Но это слишком расплывчато. Объясню почему. Представьте, что в продуктовом магазине ваш взгляд упал на банку с суперконцентрированным порошком для оживления зомби. Это склоняет вас к тому, чтобы выбрать зомби-план. Вот вы приходите домой и приступаете к осуществлению своей подлой задумки. Но всякий раз, когда вы достаете папку, вам приходится перебирать записи о бомбах для Судного дня и швейном рынке, смешанные с документами о зомби. Какой бардак!

Проблема в том, что название папки охватывает слишком много. Вам нужны отдельные папки – по одной для каждого плана. Лучше всего было бы завести три папки с тремя названиями: «Механизм для Судного дня», «Захват швейного рынка» и «Создание зомби». Тогда, взяв папку, вы найдете в ней только ту информацию, которая посвящена актуальной для вас теме.