Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

Как уже говорилось выше, функция регулирования – это не что иное, как изменения, проводимые вами в подразделении. В основном это касается функций организации деятельности, но также может затрагивать функции оперативного руководства. Для чего нужны изменения? Конечно же, для повышения эффективности работы вашего подразделения, увеличения качества продукции (или производимых услуг), сокращения времени производства и издержек. Поэтому каждому руководителю нужно периодически анализировать работу своих сотрудников.

Теоретически анализировать работу вашего подразделения нужно по завершении каждого управленческого цикла. На практике вопросами анализа менеджер зачастую занимается только тогда, когда «жареный петух клюнет» и подразделение вдруг перестаёт выполнять поставленные задачи. Лучше всё-таки делать это планово и анализировать эффективность вашего отдела как минимум раз в квартал.

Как же понять, насколько эффективно мы работаем и нужно ли что-то менять?

● В первую очередь, нужно спросить об этом вашего руководителя.

● Во-вторых, надо сравнить ваши показатели за отчётный период с такими же показателями прошлых периодов.

● В-третьих, надо проанализировать ваши фактические показатели и осмотреться по сторонам, т. е. попробовать оценить работу таких же подразделений в вашей или в других компаниях (если есть таковые) и сравнить их результаты с вашими показателями.

● В-четвёртых, нужно интересоваться новостями в интернете и литературе по профилю работы вашего подразделения и анализировать, соответствует ли оно требованиям времени.

Обычно анализируют два аспекта деятельности:

1. Эффективность работы персонала.

2. Эффективность самой технологии работы и оргструктуры.

Эффективность работы персонала

Самый простой способ оценить эффективность работы ваших подчинённых – сделать «фотографию рабочего дня». Это можно сделать самостоятельно либо привлечь другого специалиста, главное, чтобы он был ответственным и незаинтересованным в проведении этой процедуры.

Принцип её проведения предельно прост – надо методично фиксировать во времени, чем заняты ваши подчинённые. Чтобы избежать случайностей («стахановских подвигов» и т. п.), процедуру надо проводить как минимум в течение нескольких дней, а лучше одной-двух недель. При этом желательно не нервировать ваших сотрудников своей работой, делать её рутинно, незаметно, чтобы у ваших них не возникало желания что-либо приукрасить.

Проанализировав полученный отчёт, можно будет понять:

а) сколько времени работники тратят на выполнение своих прямых должностных обязанностей;

б) сколько часов они тратят на всякого рода дополнительные и неучтённые работы;

в) сколько сотрудники простаивают по различным причинам.

Если время по второму и третьему пунктам существенно, это громкий звонок к тому, что нужно проводить изменения.

Сначала вам необходимо по возможности ликвидировать простои. Здесь обычно причина в том, что не хватает ресурсов, плохо работает оборудование, хромает снабжение и т. п. Нужно свести простои к минимуму, наладив снабжение, обеспечив сотрудников необходимым оборудованием и инструментом (программными продуктами, интернетом).

Иногда простои случаются из-за неравномерности производственного цикла. Так, на складе могут прийти на погрузку сразу несколько машин, и чтобы соблюсти стандарты обслуживания, приходится держать лишний персонал. В этом случае можно попробовать наладить информацию о приходе транспорта с контрагентами и в период пиковых нагрузок использовать временный персонал.

Вторая задача – проанализировать все дополнительные и неучтённые работы и по возможности их минимизировать. Для этого вам необходимо выявить и уничтожить причину возникновения этих работ.

Третья задача – проанализировать работу сотрудников по выполнению ими своей основной работы. Здесь могут крыться большие резервы. Посчитайте, сколько ваши сотрудники делают звонков и совершают встреч с клиентами за день (отдел продаж), сколько обрабатывают на станках деталей (производственный участок), заносят документострок в учётную систему (бухгалтерия), проезжают километров (транспортный отдел).

Производительность труда у нас в стране практически повсеместно меньше в разы, чем у западных компаний, так что нам есть куда двигаться. Основные причины низкой производительности труда:

1. Неэффективные технологические процессы.

2. Немотивированный персонал.

3. Необученный персонал.

Для того чтобы повысить производительность труда «малой кровью», первым делом надо разработать эффективную мотивацию персонала на достижение больших результатов (либо доработать существующую мотивационную модель).

Второе действие – поднять производительность, обучив сотрудников.