Должностная инструкция руководителя, или «Управленческая восьмёрка»

Начальник склада контролирует соблюдение временных стандартов выполнения ППР, проверяя первичные документы, заполняемые кладовщиками («карточка операции») и сверяя данные с реальным временем завершения операции и ежедневно докладывает директору компании о всех случаях грубых нарушений сроков проведения операций (посредством электронной почты, в свободной форме в 17–00 при передаче плана на следующий день).

2. Управление инцидентами

Инциденты подразделяются на:

● Поломка оборудования

● Грубое нарушение технологии

● Воровство или пропажа материальных ценностей

● Претензии клиентов

● Другое событие, приведшее к существенным дополнительным затратам

Начальник склада при появлении любого инцидента выполняет следующие действия:

1. Немедленно ставит в известность директора и коммерческого директора (если инцидент приводит к существенным нарушениям стандартов работы, к ущербу или дополнительным затратам).

2. Регистрирует данный случай в реестре инцидентов и заполняет бланк «Инцидент» в электронном виде.

3. Проводит служебного расследование.

4. По возможности определяет причины и виновников, если виновников определить не удалось, то их определяет директор компании.

5. Выясняет размер ущерба для компании

6. Вырабатывает пути выхода из ситуации по возможности минимизируя издержки компании.

7. Разрабатывает мероприятия по недопущению подобных случаев впредь (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

8. Определяет меру наказания виновных лиц и порядок его реализации (если это связано с работой сотрудников склада). Если же это связано с работой сотрудников отдела по работе с клиентами, то мероприятия разрабатывает начальник этого отдела.

9. Готовит приказ по компании о мероприятиях, мерах наказания виновных лиц в связи с каждым инцидентом (вместо приказа допускается оформлять бумажный экземпляр бланка «Инцидент», утверждает его у директора, передаёт его секретарю.

10. Контролирует выполнение запланированных мероприятий

3. Подведение итогов работы склада за сутки

Ежедневно, вечером начальник склада проверяет выполнение поставленных перед персоналом задач.

До 10–00 утра начальник склада формирует отчёт по работам склада за прошлый день, проверяет правильность и полноту внесения информации и анализирует его, оценивая эффективность работы персонала склада.

Так же начальник склада помечает поля отчета «№ операции» следующими цветами:

● Зелёным, если операция была запланирована заранее и время прихода машины совпало с плановым ±1 час.

● Желтым, если операция была запланирована заранее и она была выполнена в течении дня.

4. Обеспечение техники безопасности

Начальник склада ежедневно проверяет состояние груза в местах хранения (ежедневный обход всей территории склада). Контролирует правильность размещения поддонов на полках стеллажа, расположение грузов при многоярусном хранении и соблюдение технологии перемещения и размещения грузов в местах хранения. При выявлении несоответствий даёт распоряжение кладовщикам для их устранения.

При выявлении грубых нарушений технологии работы и техники безопасности начальник склада готовит распоряжение по наказанию виновника, и разрабатывает мероприятия по предотвращению случаев нарушений (проведение обучения персонала, доработка или ремонт оборудования и.т.д.). Данное распоряжение и план мероприятий доводит до директора компании в этот же день.

Ежедневно на оперативном совещании с подчинёнными, начальник склада подводит итоги работы за прошлый день и прорабатывает с кладовщиками все случаи нарушения техники безопасности и технологии погрузо-разгрузочных работ и проводит устный инструктаж по технике безопасности.

Ежемесячно до 5 числа текущего месяца начальник склада проводит ежемесячный инструктаж своих подчинённых по технике безопасности под роспись в журнале ТБ. При этом прорабатываются все случаи нарушений ТБ, произошедших за месяц.

5. Закрепление ответственности за продукцию

Вся продукция, хранимая на складе, должна быть закреплена начальником склада за ответственными кладовщикам. Закрепление доводится до ответственных лиц под роспись в документе «Закрепление ответственности за продукцией», который хранится у начальника склада.

За каждым видом продукции начальник склада закрепляет одного ответственного кладовщика (ОК) и «дублёра» (на случай отпуска или болезни ответственного кладовщика). При этом должен соблюдаться принцип:

● У одного ответственного кладовщика должно быть несколько дублёров по разным клиентам

● Распределение клиентов по ответственным и дублёрам надо делать по возможности равномерно, исходя из общего количества артикулов, приходящихся на одного кладовщика

● При распределении необходимо учитывать опыт работника