E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Каждый раз, когда вы даете рекомендацию, то фактически поручаетесь за этого человека. Если вы не склонны рисковать своей репутацией ради него или это неподходящий момент, вежливо отклоните просьбу. Как уже отмечалось выше, если люди вас о чем-то просят, это вовсе не значит, что они уверены в вашем согласии.

Программирование автоответчика, помогающего разгрузить электронную почту

Достигнув определенного уровня известности, вы обнаружите, что просто не в состоянии ответить на все электронные письма, которые к вам приходят. К сожалению, остальной мир – все, кто вам пишет, – не знает об этой ситуации. Пока вы им не сообщите. Один из способов разрешения этой проблемы – использовать программу автоматического ответа для информирования корреспондентов.

Вот пример автоматического ответа, использующего такой аргумент, как «миссия»:

Привет. Это автоматически сгенерированный ответ, поскольку в настоящее время я получаю такое количество писем, на которое ни один человек ответить не в состоянии.

В результате я отвечаю только на письма, которые связаны с моей деятельностью – помочь людям наполнить смыслом и творчеством повседневную работу.

Я постараюсь прочесть ваше письмо, но это может оказаться невозможным. Благодарю за понимание.

Мне также нравится дружелюбный тон автоматического ответа, который использует Тина Рот Айзенберг, основатель Tattly и CreativeMornings:

Привет! Этот автоматически сгенерированный ответ – попытка не создавать ложных ожиданий. Я получаю слишком много писем и просто не в состоянии прочитать все. Ящик входящих сообщений стал для меня источником чувства вины.

Я обещаю, что буду изо всех сил стараться ответить вам, как только смогу. Если ваше сообщение важное, а вы не получили ответа, попробуйте написать мне в Твиттер: @swissmiss! Спасибо за понимание.

Если вы не хотите использовать автоматический ответ, но не справляетесь с потоком писем, можно объяснить ситуацию на страничке контактов своего сайта. Такой подход имеет дополнительное преимущество: ожидания отправителя определяются до того, как он напишет вам письмо.

У писателя Кэла Ньюпорта на странице контактов помещено такое объявление:

Вследствие глубокой погруженности в творчество и работы по строгому графику я сознательно ограничил свои контакты. У меня нет доступной всем электронной почты и я не пользуюсь социальными сетями. За то ограниченное время, которое я могу выделить для писательского труда, я хочу сочинять тексты наилучшего качества. Однако одно из преимуществ блога состоит в том, что он предоставляет вам интересные возможности. С учетом этого, если вы хотите взять у меня интервью или у вас есть предложение либо рекомендация, которые могут сделать мою жизнь интереснее, пишите мне в раздел «интересное» на calnewport.com. По причинам, указанным выше, я буду отвечать только на те предложения, которые согласуются с моими планами и интересами.

Художник и писатель Остин Клеон также четко ограничивает ожидания корреспондентов на странице контактов своего сайта: