Эффективное делопроизводство

Традиционные меню и панели инструментов заменены лентой. Это новаторский инструмент, в котором команды организованы в виде вкладок. Причем вкладки отображают команды, наиболее релевантные (то есть подходящие к случаю) для каждой из задач в Office Word 2007, Office PowerPoint 2007, Office Excel 2007 или Office Access 2007. Например, Office Word 2007 содержит вкладки записи, вставки, компоновки страницы, работы со ссылками, создания сообщений электронной почты и рецензирования документов. Office Excel 2007 содержит набор вкладок для работы с электронными таблицами: создания электронных таблиц, вставки объектов типа диаграмм и графиков, работы с формулами, управления данными и т. д. Вкладки – наглядный инструмент, поэтому с их помощью проще выполнить необходимую обработку документа. Вкладки привязаны к контексту документа. Например, пока не появилась диаграмма, не будет вкладки для ее редактирования. Далее в главе, посвященной программе Word, вы ознакомитесь с организацией нового интерфейса подробнее.

Не нужно пугаться заявлений о принципиальном обновлении интерфейса. Разработчики сами заинтересованы в плавной миграции пользователей от программ ранних версий к новым – от интерфейса с меню к новому ленточному. По результатам тестирования разработчик утверждает, что пользователь привыкает к новому интерфейсу в течение одного сеанса работы.

Корпоративный пакет Microsoft Office просто поражает воображение. Коммуникаторы, записные книжки, проект-мейкеры – это, несомненно, полезные и нужные программы, как и, например, система для управления базами данных Access или HTML-редактор для создания интернет-страниц FrontPage.

Однако для офисной работы необходимости в них нет, тем более что объединить данные в электронную базу можно успешно с помощью программы Microsoft Excel, а создать интернет-сайт – с помощью Word. По этой причине в данной книге будет описана стандартная поставка пакета Office, которой вполне достаточно для ведения эффективной работы в офисе. Учитывая накал борьбы за соблюдение авторских прав, новейший пакет Microsoft Office 2007 появится на компьютерах в наших офисах не так скоро, поэтому здесь будет рассмотрена его предыдущая версия образца 2003 года.

Все программы защищены законом об авторском праве, а в комплект официальной поставки входят подробные руководства. Однако такие подробности нужны пользователю не всегда. Не в обиду их авторам будет сказано, но эти руководства часто не настолько удобны, насколько это нужно для практического освоения программ. Нелишним будет напомнить, что приобретать программы надо легально – их пиратское копирование незаконно.

Традиционно большинство программ изначально ориентированы на англоговорящего пользователя. Дело даже не в том, что во время написания первых компьютерных программ в наших широтах кибернетика все еще именовалась буржуазной лженаукой. Как французский язык был некогда избран языком дипломатического протокола, так и английский стал языком компьютерных технологий.

Оригинальные англоязычные версии программ, по мнению профессионалов, лучше: в них устоявшаяся терминология, сохраняется смысл и интуитивные ходы, заложенные создателями. При переводе часто допускаются искажения. Однако для офисного работника нужна локализованная, то есть переведенная на родной язык, версия. Во-первых, потому, что многие операции, например проверка орфографии, прямо связаны с языком написания документов. Во-вторых, на родном языке любая программа понятнее, как бы там ни был проработан интуитивный интерфейс. В данной книге программы Microsoft Office рассматриваются в их локализованных русскоязычных версиях.

Графический интерфейс

Отличие всех программ, работающих в операционной среде Windows, – это графический настраиваемый интерфейс. Это относится и к программам Microsoft Office. Пользователь в определенных пределах сам может выбирать вид, размер и функции рабочих окон и управляющих значков программ. Графический интерфейс намного упрощает работу с программой и ее изучение. Как правило, значками продублированы наиболее употребительные операции. Для Microsoft Word это операции открытия и сохранения файлов, печати, изменения вида и размера шрифтов, выравнивания текста и т. д. Для Excel эти стандартные операции дополнены значком вставки формул, сортировки данных и др. Вместе с тем доступ ко всем возможностям программ осуществляется через систему меню, сгруппированных по функциям, что также наглядно и удобно.

Что такое макрос

В компьютерной среде распространено понятие макрокоманды (макроса). В общем виде макрос – это простейшая программа, задающая определенную последовательность действий. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых процедур или последовательности стандартных команд программы.

Применительно к пакету Microsoft Office макрокоманда – это сохраняемая под определенным именем последовательность действий на уровне команд Главного меню, программных инструкций на языке программирования Basic.

Макрокоманды позволяют: