Эффективное делопроизводство

• выполнить стандартные операции редактирования и оформления документов (например, задание формата абзацев, типа шрифтов, установок табуляторов и т. д.);

• объединить несколько последовательно выполняемых команд в одну;

• использовать вызов окон, обеспечить принцип умолчания для задания параметров команд;

• автоматизировать запуск и выполнение приложений (например, макрокоманда может включать в свою последовательность другие макрокоманды).

Макрокоманды пакета Microsoft Office делят на две категории:

• клавишные макрокоманды (последовательность нажатий клавиш, сохраненная под указанным именем);

• языковые макрокоманды (последовательность команд на языке программирования Visual Basic (диалектах языка для различных пакетов)).

Клавишные макрокоманды автоматически отображаются в инструкции языка программирования. Макрокоманды можно сохранять, редактировать, копировать и вызывать для выполнения по имени либо с помощью специальных клавиш, кнопок панели инструментов, а также команд меню, элементов управления диалоговых окон.

Понятие шаблона

Для упрощения работы по созданию и форматированию текстов, стандартизации расположения и оформления текста, графики, типизации операций обработки документов и прочего используются шаблоны документов. Пакет Microsoft Office дает различные определения шаблона для разных программных продуктов.

Шаблон Word – это совокупность постоянного текста, графики, доступных стилей для форматирования документов, макрокоманд, элементов автотекста, панелей инструментов, нестандартных меню и клавиш сокращения.

Любой документ строится на базе выбранного шаблона, поэтому при работе с документом доступны все возможности шаблона.

Шаблоны документов создаются различными методами.

Один из вариантов создания шаблона – ручной. С помощью команды Файл -> Создать с указанием типа документа (Шаблон) создается новый документ со стандартным именем Шаблон, для которого можно выполнить все необходимые оформления, разметки, подготовить стили, макрокоманды и т. д., а затем сохранить документ со стандартным расширением DOT в каталоге, содержащем шаблоны. Новая версия Word сохраняет шаблоны с расширением DOTX. Эти файлы не могут быть открыты в ранних версиях Office. Однако для обеспечения совместимости вы можете сохранить документ в формате Office 97–2003, что позволит вам открыть и редактировать файл в предыдущих версиях программ пакета Office.

Шаблон Excel – это совокупность текста, графики, форматов данных и макета печатной страницы, формул, макросов и меню.

Существуют различные виды шаблонов, наиболее типичный – шаблон рабочей книги.

Шаблон рабочей книги Excel – это рабочая книга, которую используют как образец при создании других рабочих книг. Выполнением команды Файл -> Создать по выбранному шаблону создается новая рабочая книга (сам шаблон-оригинал остается неизменным); книге присваивается временное имя файла шаблона, но без расширения.

Шаблон рабочей книги содержит настройки, соответствующие тем, которые появляются после выполнения команды Сервис -> Параметры:

• заданное число листов в рабочей книге;

• шрифт основного текста;

• стиль ссылок;

• режимы правки и др.

Подробнее о шаблонах будет рассказано далее.

HTML-формат в Microsoft Office

Формат HTML используется в интернет-страницах. В Microsoft Office формат HTML дополняет собственные форматы файлов комплекта. Это новое направление развития Office, позволяющее любому пользователю на любой платформе просматривать созданные в Office документы с помощью обозревателя (имеется в виду Internet Explorer – программа для просмотра интернет-сайтов, так называемый браузер). Office упрощает создание HTML-документов, встраивая эту функцию в знакомые пользователям стандартные процедуры открытия и сохранения файлов. Создаваемые с помощью Office файлы отличаются высокой точностью воспроизведения содержимого, поэтому документ в обозревателе выглядит точно так же, как в момент его создания в приложении Office.

В комплекте программ Microsoft Office формат HTML приобрел тот же статус, что и внутренние форматы файлов Office. Это означает, что работа с HTML-документами теперь мало отличается от работы с двоичными файлами приложений Office (DOC, XLS, PPT, MDB). Office позволяет легко создавать высококачественные HTML-документы, которые сохраняют широкие возможности форматирования, характерные для документов Office, но при этом допускают свободный просмотр на любой платформе с помощью обозревателя. Кроме того, HTML-документы предлагают все привычные для пользователей Office функциональные возможности, включая стили, индивидуальную настройку панелей инструментов, свойства документа и многое другое. Благодаря этому пользователь может снова открыть HTML-файл с помощью приложения Office, где он был создан, и найти там такие же функции, параметры форматирования и состояние редактирования, как в исходном документе. Однако здесь есть некоторые замечательные особенности.