Эффективное делопроизводство

Диктофон с обычной кассетой имеет большие размеры и большее энергопотребление. Батарейки в нем садятся значительно быстрее, чем в диктофоне с микрокассетой, зато кассету можно прослушать в обычном магнитофоне. Диктофон с микрокассетой компактен, батареек хватает надолго, но, если не хотите постоянно стирать записи, требуется немалый запас таких кассет, которые не всегда есть в продаже. Главное достоинство аналоговых диктофонов – их невысокая стоимость, от $25–30. Кассеты также стоят недорого.

Цифровые диктофоны появились недавно и поражают множеством современных функций – неожиданных, хотя и не всегда нужных. Главное, чем отличаются цифровые диктофоны, – это очень маленькие (со спичечный коробок) размеры и огромное время непрерывной записи – десятки часов. Их другие общие особенности таковы:

• высокая надежность в связи с отсутствием механических узлов: нет подвижной ленты – нет и проблем с ней;

• возможность сбрасывать записи на компьютер: компактный формат аудиофайлов (MP3 или WAV) позволяет быстро распространить их среди участников конференции или совещания и даже пересылать по электронной почте;

• возможность сортировки записей по папкам: обычно три-четыре папки по 200 файлов, чтобы их потом легко было найти;

• жидкокристаллический дисплей показывает все необходимые данные (время записи, номер/имя файла и т. д.);

• активизация записи от голоса работает лучше, чем в аналоговых диктофонах, почти не глотая слова;

• встроенный микрофон имеет регулятор уровня чувствительности, что полезно для различных условий записи;

• качество записи чаще всего хуже, чем у аналоговых диктофонов, из-за компрессии файлов;

• при воспроизведении можно использовать систему шумоподавления, правда, она не только гасит шумы, но и снижает качество полезного сигнала.

Главный недостаток цифровых диктофонов – их высокая стоимость (около $100, а с дополнительными функциями – значительно выше). Дорого стоят и сменные карты памяти. Довольно быстро садятся батарейки. Зато при съеме информации в записях легко ориентироваться, особенно если скачать их на компьютер. Кроме того, можно использовать десяток закладок на записях для поиска нужного места. Малые размеры позволяют использовать цифровой диктофон незаметно, особенно если к нему подключить маленький выносной микрофон, который можно замаскировать в складках одежды.

Еще одно полезное качество: цифровой диктофон можно использовать как MP3-проигрыватель, то есть не только для работы, но и для развлечения.

В последнее время диктофоны стали встраивать даже в мобильные телефоны. Они отличаются теми же особенностями, что и обычные цифровые диктофоны, но имеют ограниченную функциональность, как и, например, встроенные фотокамеры. К тому же они быстро сажают аккумулятор мобильного телефона.

Встроенные диктофоны встречаются и в современных ноутбуках. К ним обычно претензий нет, кроме одной: чтобы записать конференцию или лекцию, неудобно носить с собой ноутбук.

Еще одна разновидность цифрового диктофона – это минидисковый, который, как следует из названия, производит запись на мини-диск. Мини-диск (MD) – изобретение фирмы Sony. Запись на него по качеству не уступает записи на CD, но сделать ее намного проще. MD позволяет произвести более миллиона циклов перезаписи, к тому же некритичен к условиям хранения, не боится магнитных полей в отличие от дискет и магнитофонных кассет и недорого стоит. Диктофон на MD позволяет сделать несколько часов непрерывной высококачественной записи, дольше всех других работает от батарей. В нем нет функции голосовой активизации, зато он, как правило, имеет пульт дистанционного управления. Конечно, он может использоваться и как плеер. Его недостаток, как вы уже догадались, высокая цена, так что вряд ли такие диктофоны будут распространены. К тому же формат MD, несмотря на достоинства, уже устаревает.

Осталось перечислить названия наиболее популярных производителей диктофонов. Для аналоговых кассетных, получивших в нашей стране наибольшее распространение, это Panasonic, Sony и Olympus. Именно Olympus более других признается в нашей стране в качестве производителя цифровых диктофонов. Распространены также диктофоны Samsung. Впрочем, на рынке электронных устройств постоянно происходят изменения. Не следует удивляться, если за время прохождения рукописи от компьютера автора до типографского станка появятся новые марки и новые лидеры.

Глава 10 Чтоб блестело: послепечатная обработка документов

Стоило натолкнуть изобретательскую мысль на оптимизацию офисного труда, как появились десятки разнообразных приспособлений. Среди них попадаются такие, которые вызывают только снисходительную улыбку, например специальный пластиковый нож для вырезок (режет только толщину газетной страницы и не задевает все, что ниже.). Однако есть несколько видов оборудования, которое действительно улучшает условия офисного труда. Прежде всего, это:

• ламинаторы (устройства для запаивания бумажных документов в пластик);

• биндеры (переплетчики);