Эффективное делопроизводство

Офисная техника довольно неприхотлива и не требует особых мероприятий для поддержания работоспособности. Только сложные высокопроизводительные аппараты уровня предприятия подлежат регулярному профилактическому уходу, которые обычно предлагает фирма-поставщик. Техника персональная или уровня малого офиса (SOHO по западной классификации (англ. small office, home office – малый офис, домашний офис)) обслуживается самими пользователями. Делать это несложно, и затраченные усилия не пропадут даром – не только потому, что ухоженная техника работает надежнее и меньше портится. По статистике 70 % поломок компьютерной техники вызваны отсутствием нормального ухода. Вы сэкономите немалые средства: ухоженные принтер и ксерокс расходуют меньше тонера и дают меньше брака, чистый факс быстро и без повторов передает факсограммы, а вы экономите нервы и время.

Есть еще одна сторона чистоты в офисе, напрямую связанная с общей гигиеной. Доказано, что болезнетворные бактерии и микробы могут передаваться через телефонную трубку, клавиатуру компьютера или мышь. Например, на телефонной трубке вредоносные микроорганизмы сохраняют активность до трех суток, особенно если на ней скапливается органический налет – грязь. Трубка становится главным фактором гигиенического риска, так как ее приходится приближать ко рту и уху, невольно способствуя распространению вирусных инфекций. То же можно сказать и о клавиатуре компьютера: возможен риск переноса простудных и кишечных инфекций: даже если кто-то чихнет вблизи компьютера, вирусы попадут на клавиатуру, а через нее – в организм работающего.

Существуют фирменные средства для чистки оборудования, о которых будет рассказано далее; сейчас же будем ориентироваться на то, что есть под руками: мягкая тряпка, не оставляющая волокон, и нейтральное моющее средство, например для столовой посуды, лучше с бактерицидным и антистатическим эффектом. Не нужно использовать спиртосодержащие чистящие жидкости, бензин или растворители – они могут безнадежно испортить технику. В некоторых случаях такая химическая чистка применяется, но рисковать не следует.

Компьютер

Самые грязные части компьютера – клавиатура, мышь и экран монитора. Оптическая мышь загрязняется меньше. Полезно регулярно чистить головки приводов CD и DVD, но тут не обойтись без специальных чистящих дисков. Иногда такая чистка может даже спасти дисковод – достаточно два-три раза прокрутить в нем чистящий диск.

Клавиатура больше всего страдает от использования, поэтому и мыть ее нужно регулярно. Именно мыть, а не чистить. Перед мытьем рекомендуется, выключив компьютер, перевернуть ее и вытряхнуть все, что попало между клавишами. Мыть клавиатуру нужно раствором нейтрального средства влажной губкой при выключенном компьютере. До включения дать клавиатуре просохнуть.

Что касается мониторов, то в большинстве офисов утвердились плоские жидкокристаллические (LCD (Liquid Crystal Display – жидкокристаллический дисплей)), требующие бережного отношения. Современный монитор имеет несколько защитных покрытий, улучшающих изображение и облегчающих эксплуатацию. Это, прежде всего, антистатическое и антибликовое покрытия. Первое препятствует электризации и накоплению пыли, второе гасит отражения, мешающие видеть картинку. Эти покрытия представляют собой тончайшие пленки. Хоть они и влагостойкие, но усердно протирать их нельзя. Особенно легко разрушается антибликовое покрытие. Для очистки экрана от пыли и загрязнений рекомендуется использовать специальные салфетки, которые обычно продаются в комплекте, – влажные и сухие. Влажные пропитаны изопропиловым спиртом (не путать с популярным этиловым), безопасным для покрытий. Сначала нужно протереть монитор влажной, а затем сухой салфеткой, чтобы не налипла новая пыль. Салфетки для мониторов имеют специальную безворсовую структуру и не оставляют на экране даже малейших волосков, которые могли бы исказить изображение.

Скрытые, но не менее опасные загрязнения грозят жестким (внутренним) дискам компьютера, особенно если системный блок расположен на полу. Почистить диски вы не сможете, но предотвратить их загрязнение, поместив системный блок немного выше пола, можно. Внутренний жесткий диск (винчестер) – хранилище всей информации, с которой работает компьютер, стоимость ее может на порядки превышать цену самой техники. Вопросам сохранения и восстановления информации в аварийных ситуациях посвящен отдельный раздел этой главы – «Спасение рядового винчестера».

Телефон и факс

Перед чисткой желательно отключить эти аппараты от телефонной линии. Это просто – чаще всего они подсоединены к ней с помощью универсального пластикового разъема. Достаточно нажать на выступающий рычаг фиксатора разъема и вытащить шнур из гнезда. Особенно тщательно нужно протирать верхнюю панель аппарата с клавишами набора номера и трубку с отверстиями наушника и микрофона. Пыль и грязь также скапливаются в решетке громкоговорителя и встроенного микрофона телефонного аппарата.