Эффективность на работе

Источник: Перепечатывается с разрешения авторов Being the Boss: The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader by Linda A. Hill and Kent Lineback. Harvard Business Review Press, 2011.

Часть V Выработайте процедуры

Глава 17 Процедура Как выполнять важную работу [27] Тони Шварц [28]

Сегодня многие люди чувствуют себя так, словно их одновременно тянут в разных направлениях, просят работать сверх нормы и делать больше, затрачивая при этом меньше ресурсов. Но есть и такие, которые успевают сделать многое, в том числе важные дела, но при этом остаются полными сил. Что же они знают такого, что неизвестно другим?

Как ни странно, дело не в том, что у них силы воли больше или дисциплина выше. Парадоксальный секрет успеваемости в работе заключается в том, чтобы довести процесс до автоматизма. Тогда он будет отнимать намного меньше энергии.

Как это сделать? Разработать процедуры, то есть конкретные модели поведения, применяемые в установленное время. В конце концов выполнение определенных задач дойдет до автоматизма, и вам больше не понадобится использовать волю или дисциплину. Решите, что вы хотите изменить в своем поведении, запрограммируйте шаблон, а затем сойдите с накатанного пути.

За десять последних лет я ввел в свой распорядок дня целый набор подобных шаблонов, чтобы мои планы не срывались из-за бесконечных мелочей повседневной жизни. Вот четыре правила, которые привели к большим изменениям.

1. Каждый день ложиться спать в одно и то же время, обеспечивать себе восьмичасовой сон. Ничто не имеет такого большого значения, как хорошее самочувствие. Если мне предстоит поздний перелет и я знаю, что не смогу отдохнуть восемь часов, то недостающие часы я досыпаю в самолете.

2. Сразу после пробуждения делать зарядку. Физические нагрузки позитивно влияют на мое самочувствие в течение всего дня. Поэтому данная модель гарантирует, что я буду делать упражнения, даже если мне этого совсем не хочется.

3. Начинать рабочий день, сосредоточившись в первую очередь на тех задачах, которые накануне вечером я определил как приоритетные. Через полтора часа я делаю перерыв на отдых. Сегодня – случайно это оказалось воскресенье – приоритетом стало написание блога. Во время перерыва я в течение часа играл в теннис. В будние дни во время отдыха я могу общаться с коллегами или обедать в ресторане. (Разделение рабочего дня на такие полуторачасовые циклы может стать еще одним ценным ритуалом. Подробнее в главе 18 «Поделите день на полуторачасовые циклы».)

4. Сразу же вносить в список любую идею или задачу, посетившую меня в течение дня. Как только идеи будут изложены на бумаге, я перестану на них зацикливаться, но не рискую их забыть.

Конечно, люди есть люди, и я, как и все, не соблюдаю каждое из этих правил ежедневно. Но если я пропущу что-нибудь, то обязательно поплачусь за это и на следующий день почувствую острую необходимость выполнить нужную процедуру.

Глава 18 Поделите день на полуторачасовые циклы [29] Тони Шварц

Вот уже почти десять лет я начинаю рабочий день с непрерывной полуторачасовой атаки на задачу, заранее определенную мной как наиболее важная на сегодня. Через каждые 90 минут я отдыхаю, а по окончании перерыва снова включаюсь в цикл.

Чтобы сделать возможной такую систему работы, я выхожу из электронного ящика, закрываю все ненужные программы и перевожу телефон в режим голосовой почты.

Как правило, первые 90 минут утром я работаю более продуктивно и достигаю больших успехов, чем в аналогичные периоды на протяжении дня. Поначалу бывает сложно полностью сосредоточиться на работе в течение полутора часов, но я всегда делаю четкие перерывы, упрощая себе задачу.