Эффективность на работе

Аллен. Люди не замечают проблем, действительно требующих внимания. А поскольку они их не осознают, то, соответственно, не могут и выявить. Эти проблемы сказываются на организационном климате, а также на психике каждого сотрудника, отнимая энергию и оставляя неприятный психологический осадок. Люди говорят, что собираются сделать что-то, но ничего не делают, и задание словно проваливается в черную дыру. И все бы ничего, если б это касалось только одного дела, но ведь их сотни! Сотрудники не могут точно определить свою роль в выполнении конкретного поручения: какой результат они хотят получить, какие действия необходимо предпринять потом.

Мозг дан нам для генерации идей, а не для их хранения. Выбросить все лишнее из головы и реализовать идеи – огромный шаг, способный дать поразительный эффект.

HBR. Ваши противники считают, что такие методы приведут к созданию гигантского списка текущих задач, справиться с которыми просто нереально.

Аллен. Составлять подобные списки необходимо, потому что человеческий мозг не приспособлен к хранению информации такого рода. Разум подобен небольшому компьютеру, который разбудит вас в три часа ночи и начнет прокручивать на экране стоящие перед вами задачи. Он заставит вас нервничать из-за того, что вы не можете приступить к их решению немедленно. Этот замкнутый круг из накопившихся дел лишит вас покоя и сна. Вы начнете с космической скоростью терять энергию.

Шварц. Вам придется смириться и признать, что вы бессильны перед своими привычками. В данном случае речь идет о постоянной потребности в информации и, как следствие, о привычке регулярно заглядывать в электронный почтовый ящик. К сожалению, мы обычно переоцениваем свою силу воли и самодисциплину. Мы уверены: чтобы изменить что-либо, достаточно приложить немного усилий – например, отказаться от печенья с шоколадной крошкой или проснуться раньше и пойти в тренажерный зал. Но это не сработает. Нужно смириться с тем, что мы рабы своих привычек. То, что делали вчера, мы будем делать и сегодня. Но мы, конечно, хотим избавиться от вредных привычек, которые появляются независимо от нашего желания, и заменить их позитивным поведением или обдуманными действиями. (См. часть V «Выработайте процедуры».)

HBR. Насколько хорошо вы знакомы с работами и стратегиями друг друга и как часто их используете?

Шварц. Я всегда составлял списки, но до знакомства с трудами Дэвида не осознавал, что они беспорядочны. Поэтому сейчас я веду списки всего. Еще одна моя привычка совпала с теорией Дэвида: я всегда делаю самые важные задания в первую очередь, с самого утра, пока еще не устал и не сильно загружен. 90 процентов людей проверяют электронную почту, как только заходят в офис. Коллеги, глядя на них, перенимают эту привычку.

HBR. Дэвид, как теория Тони повлияла на вашу методику?

Аллен. Самое главное отличие между нашими работами заключается в теории Тони об энергетических циклах. Я даже принес в офис подушку. В моем кабинете стеклянные стены, поэтому люди видят, как я ложусь на пол и отдыхаю в течение двадцати минут. Этот метод я почерпнул из его книги. Я бы хотел, как Тони, приучить себя к дисциплине, браться за самые сложные дела с самого утра, но пока у меня не получается.

Шварц. Причина не в твоей недисциплинированности, а в том, что у тебя нет такой привычки. Обзаведись ею – и у тебя обязательно все получится.

Аллен. Один из способов решить проблему – поделить основное задание на мелкие задачи, составив некую последовательность действий, которые легко осуществить. Люди, как правило, неточно формулируют пункты списка текущих дел. Что, например, может значить запись «Мама»? Тони внес такой пункт, потому что ему нужно решить, как отпраздновать мамин день рождения, какой выбрать подарок и как его доставить. Одно слово подразумевает несколько дел, поэтому Тони подсознательно постарается не заглядывать в этот список. Записи должны отражать подробные действия, к примеру «позвонить сестре и поговорить насчет дня рождения мамы». Ой, смотри-ка: я могу это сделать! Некоторые люди любят созидать, доводить дело до конца. У Тони появилась мотивация: он увидел, что поставленная цель вполне реальна и он знает, как ее достичь. Основной результат применения моего метода – это осознание, что вам придется задуматься о действиях лишь однажды. Главная проблема современности заключается в необходимости решать одновременно множество задач. Большинству людей это не под силу, и они берутся только за самые последние или самые крупные дела. И терпят неудачу, поскольку не зафиксировали поручений, не уточнили их, не организовали выполнение или не создали точную и адекватную систему анализа задач и оценки полученных результатов.