Эффективные письменные деловые коммуникации

Правильно

Тема: Проблемы, возникшие из-за твоего письма

Тед,

то, что один человек считает смешным, другим может показаться неприятным и оскорбительным. Несколько сотрудников пожаловались мне на письмо под заголовком «Вы об этом слышали?», которое ты всем разослал вчера. Я был расстроен не меньше их из-за нецензурной лексики, которая неприемлема в письме коллегам по работе. Политика нашей компании не допускает использования ненормативных выражений, даже в форме шутки. Пожалуйста, в будущем учитывай то, какую реакцию твои письма могут вызвать у коллег. Если на тебя снова поступят жалобы, я буду вынужден сообщить в отдел по работе с персоналом. Но я надеюсь, что в этом не будет необходимости.

Билл

В первой версии гнев автора письма очевиден – и, пожалуй, очевидно только это. Тед наверняка почувствует себя дураком («Чем, скажи на милость, ты думал» и «Ты разве не открывал справочник сотрудника») и будет запуган («Никогда больше»). Однако при этом автор не конкретизирует, что именно Тед сделал не так и почему. И сам Тед вряд ли об этом спросит («Не надо говорить, что это была «всего лишь шутка»).

Тон второго письма не вызовет у адресата желания немедленно занять оборонительную позицию. На этот раз автор письма ясно обозначает источник проблемы («Письмо под заголовком “Вы об этом слышали?”, которое ты всем разослал вчера») и объясняет его последствия, факт нарушения корпоративной политики и последствия этого. В этом случае выше вероятность того, что Тед осознает свою ошибку.

РЕЗЮМЕ

• Выражайте свои мысли максимально прямо, придерживаясь при этом вежливого тона. Переходите к сути электронного письма уже в первых двух-трех предложениях.

• Никогда не пользуйтесь опцией «Ответить всем», не проверив предварительно список получателей. Отправляйте электронное письмо лишь тем, кому необходимо ознакомиться с его содержанием.

• Не растягивайте электронные письма. Старайтесь писать так, чтобы весь текст уместился на мониторе и чтобы письмо было кратким и емким – в этом случае его получатели быстро поймут суть дела.

• Сопровождайте письмо кратко и четко сформулированной темой, которая поможет получателям понять, зачем вы пишете и что это для них означает. Если вы хотите, чтобы они предприняли какие-либо действия в ответ на ваше сообщение, укажите это в теме письма.

• Строго соблюдайте грамматические правила – даже если набираете письмо большим пальцем на карманном устройстве.

Глава 19 Деловые письма

Традиционные деловые письма еще не стали забавным пережитком прошлого. Они необходимы в самых различных ситуациях – от исправления ошибки поставщика до рекомендации соискателя на вакансию или уведомления о появлении новой услуги. Эффективные деловые письма могут повысить рентабельность вашей компании – например, побудить ключевых клиентов вновь совершить крупные закупки или убедить поставщиков услуг взимать с вашей компании меньшую плату при повторном размещении заказов. Они также могут способствовать созданию прочной деловой репутации, что в итоге, вероятно, приведет к улучшению финансовых результатов деятельности компании.

Рекомендации, приведенные в этой главе, помогут вам получить такие результаты.

Выражайтесь прямо, без формализма

Вы постоянно сталкиваетесь в письмах с фразами-клише, такими как «во вложении вы найдете…» и «в соответствии с…». Они весьма благозвучны, но малоэффективны. Без них ваши письма будут гораздо яснее и вызовут больший интерес у читающих.

Рекомендации по написанию ясных и убедительных писем

• Сосредоточьтесь на своем читателе. Старайтесь не начинать со слова «я»; если возможно, выражайте свою мысль с использованием местоимения «вы» («Вы были так любезны…», «Возможно, вас заинтересует» и тому подобные выражения). Пусть адресат остается на первом плане, поскольку – нравится вам это или нет – именно это поможет вам удержать его интерес. Не «Я решил написать вам несколько слов о том, что я действительно на прошлой неделе прекрасно провел время у вас в гостях», а «Каким замечательным хозяином вы показали себя на прошлой неделе».