Энциклопедия этикета. Все о правилах хорошего тона

Личные письма. Личные письма, посланные по деловому адресу, следует помечать «Личное», что служит указанием секретарю, что это письмо не следует вскрывать в офисе; его должен читать только сам получатель. Однако нарушением этикета является отправка по домашнему адресу письма с пометкой «Личное», поскольку это слово содержит оскорбительный намек на то, что члены семьи получателя письма вскрывают его почту.

Почтовые карточки. При заполнении почтовых карточек следует руководствоваться теми же правилами, что и при написании имен и адресов. Во всех прочих отношениях в почтовой карточке можно писать что угодно и как угодно – лишь бы только это не привело в замешательство получателя, а также почтальона, горничную и прочих, поскольку содержание почтовой карточки может узнать каждый. Начинать свое послание с обращения не обязательно, хотя, конечно, оно может быть использовано. Неплохо проставить на карточке дату, поскольку почтовые штемпели часто смазаны или неразборчивы. Не обязательно и подписывать карточку, если получатель знает, от кого послание, однако все же лучше проставить свое имя или инициалы. Многие путешественники озадачивают своих друзей, посылая им почтовые открытки из разных мест с одной лишь надписью типа «Я хотел бы, чтобы ты побывал здесь» и подписывая письмо только одним инициалом или каким-либо распространенным именем вроде «Таня», «Дима».

Чтение чужой почты. Письмо является частной собственностью человека, которому адресовано: распечатывание письма постороннего человека или же чтение уже извлеченного из конверта рассматривается как такое же вторжение в чужую жизнь, как и открывание двери в частную квартиру без стука.

Почтовый индекс. Почтовый индекс является частью каждого адреса, и его следует использовать в любой почте – как официальной, так и неофициальной.

Деловая корреспонденция. Трудно найти человека, которому не приходилось бы посылать деловые письма. Ниже мы приводим основные правила, которыми надлежит руководствоваться каждому человеку, не занятому непосредственно в сфере бизнеса, но которому время от времени приходится заниматься деловой корреспонденцией.

Сокращения в адресах. Следующие правила определяют использование сокращений в адресах на конверте, в начале письма и в самом письме, – а также на всех напечатанных или написанных от руки приглашениях и объявлениях.

Города. На любой своей корреспонденции не сокращайте названия городов. В этом правиле нет исключений. Не используйте слово «город» вместо полного названия города, чтобы указать, что адресат письма находится в том же городе, что и отправитель.

Страны. Не сокращайте названия стран – как в деловой, так и в любой прочей корреспонденции – с одним исключением: вместо «United States of America» правильно употреблять «USA» (но не «US»). Замечание: название страны пишется на конверте заглавными буквами «ITALY» (но не «Italy»).

Имена людей и названия фирм. Название корпорации, организации или фирмы должно быть напечатано точно так, как напечатано в верхней части их писем. Если фирма использует вместо «and» амперсанд (&), то следует ставить именно его, если вместо «Corporation» используется «Corp.», то следует точно повторить это написание.

Не сокращайте имя человека ни на конверте, ни в самом письме.

Числа. Для обозначения номеров домов и комнат используйте только цифры, не используйте знак номера в любой части адреса.

Всегда пишите буквами название улиц (авеню, бульваров и так далее), которые содержат числительные; это правило распространяется только на числа от одного до десяти включительно.

Конфиденциальное письмо. Крайне раздражает (и весьма мало помогает), когда работники рекламных служб ставят на свои письма гриф «Конфиденциально» или «Лично» для того, чтобы их письмо получило особое внимание.

Слово «конфиденциально» следует использовать, когда деловой вопрос по какой-либо причине выделяется из обычной деловой почты. Это слово следует правильно размещать на конверте, писать заглавными буквами и подчеркивать. На конверте это слово пишется выше имени адресата, непосредственно же в письме это слово помещается в центре под главным адресом, но выше приветствия. Слово «личное» по понятным причинам ставится только на конверте.

Даты. Дата на продиктованном письме должна соответствовать времени диктовки стенографистке, но не дате, когда письмо было перепечатано.

Дата ставится на отдельной строке. Иногда дату размещают в конце письма, слева, однако обычным местом является верхняя часть письма, где дата проставляется и в центре, и впритык к правому или левому краю. Чтобы дата выделялась отчетливо, она должна стоять по крайней мере через две пустых строки от заголовка письма. Официальный деловой стиль требует, чтобы название месяца не сокращалось.