Энциклопедия этикета. Все о правилах хорошего тона

Еще одной важной особенностью рекомендательного письма является полная честность как работника, так и предполагаемого работодателя. Следует помнить, что от этих рекомендаций зависит судьба человека и потому причины недовольства им следует указывать намеком, а не прямой констатацией, поскольку всегда существует вероятность, что какой-то недостаток данного человека в глазах одного работодателя не является недостатком для другого. С другой стороны, нанимая нового человека, работодатель рискует своими деньгами, временем и деловой репутацией, и нечестно писать письмо, которое создаст неправильное впечатление о компетентности и надежности работника.

Ниже приводятся примеры рекомендательных писем.

Дата

Чарльз Смит работал в данной фирме помощником владельца магазина на протяжении последних трех лет. Он покинул магазин по собственной воле, поскольку не имел на данном месте возможности роста по своей специальности. Мы расстались с ним с сожалением. Мы желаем ему самого лучшего и квалифицируем его как приятного в общении, добросовестного, усердного и надежного члена персонала.

(Вышеприведенная рекомендация, изложенная в краткой форме, является недобросовестной.)

Дата

Чарльз Смит служил помощником владельца магазина в данной фирме на протяжении последних четырнадцати месяцев. Его работа была превосходной, и мы считаем его исполнительным, надежным и добросовестным человеком. Я был бы рад помочь ему, ответив на любой вопрос, который его будущий работодатель пожелал бы задать.

Эта рекомендация носит добросовестный характер, поскольку в ней отсутствует причина, по которой уволен мистер Смит, – и это указывает на некоторое недовольство, которое автор рекомендации считает лучше всего – и более честно – объяснить возможному работодателю лично, не вдаваясь в детали в носящем общий характер рекомендательном письме.

Отказы. Для большинства людей легче написать запрашиваемое письмо, чем отказать в выполнении просьбы. Ниже приводятся общие правила, которые делают такие письма более легкими для их написания.

1. Важнее всего подавить желание отложить на более поздний срок эту неприятную задачу. Задержка только ухудшит положение человека, который просит об одолжении и мучается неизвестностью. Даже плохие новости следует отсылать как можно быстрее, но с соответствующими выражениями сожаления.

2. Пишите письмо достаточно подробно, чтобы показать получателю письма, что его просьба изучена серьезно и непредвзято.

3. Объясните правила компании и другие причины, которые диктуют необходимость отказа.

4. Предложите, если только это возможно, другое решение.

Подписи. Подписи на деловых письмах имеют две части: имя, написанное от руки, и расположенное рядом напечатанное полное имя.

Полное имя автора письма печатается под пустой строкой, оставленной для его подписи. При ответе на письмо следует указывать в адресе имя именно в этом виде – независимо от того, как выглядит сама подпись.

Когда человек пишет от лица своей компании, то название фирмы, если оно используется в подписи, пишется первым, заглавными буквами. Затем оставляется пустая строка для росписи. За пустой строкой идет имя данного человека.

Телефонный разговор

«Поистине небесное благословение, когда по телефону говорят то, что нужно сказать, – и ни единого слова помимо этого», – читаем у Уильяма Сомерсета Моэма.

В хороших манерах при разговоре по телефону нет ничего сложного. Единственная трудность состоит в том, что многие люди их игнорируют. Александер Грейам Белл впервые продемонстрировал свое великое изобретение на публике в 1876 году. С тех пор это устройство приобрело великое множество разнообразнейших функций, но основные правила по его использованию остались такими же, что и многие годы назад.

1. Говорите прямо в трубку, чтобы речь слышалась отчетливо и громко. Когда находитесь в шумном месте, не кричите. Громкий голос, проходя через телефон, становится менее разборчив да и менее приятен.

2. Когда вы вынуждены прервать разговор по телефону, не прижимайте трубку к груди, чтобы не дать собеседнику возможности услышать то, что для него не предназначено. Этот прием срабатывает далеко не всегда. Лучше закройте трубку рукой.