Энциклопедия PR. Рожденная с отраслью. История успеха, рассказанная от первого лица

Кстати, мы должны уважать не только свое время и время нашей компании, но и расписание других людей. Поэтому, приглашая медиапартнеров на круглый стол, мы предупреждаем их минимум за две недели, а если это заграничный пресс-тур, то за два-три месяца с тем, чтобы собрать лучший пул журналистов, организовать покупку билетов и визовую поддержку, чтобы партнеры могли завершить необходимые дела перед отъездом.

Планируя провести совместный День донора, мы начинаем обсуждать с новыми партнерами будущий проект не менее чем за четыре-шесть месяцев, так как его реализация требует консенсуса на всех уровнях. А здесь уже задействовано время руководителей не только среднего, но и высшего звена.

И, конечно, хотя работа специалиста по связям с общественностью связана с креативной составляющей и мы считаем себя людьми творческими и увлекающимися, есть такие вещи, которые нельзя себе позволять. И главное среди них – это опоздание, которое мы списываем на некий креативный сумбур и творческий беспорядок. Кстати, я заметила, что наши звездные послы добрых дел, прославленные спортсмены, никогда не опаздывают. Спорт прививает им целеустремленность и уважительное отношение ко времени!

Существует и еще одна интересная особенность планирования и реализации проекта. Очень часто вы и ваши коллеги воспринимаете время по-разному. На одном из тренингов преподаватель попросил группу закрыть глаза и открыть их тогда, когда, по мнению участников семинара, пройдет ровно одна минута. Эксперимент стал очень интересным для всего коллектива. Минута у всех оказалась совершенно разной. У кого-то (я отношусь именно к этим людям) она пролетела за 45 секунд, а кто-то открыл глаза на второй минуте и даже на третьей.

Вот так, каждый по-своему, люди чувствуют время, поэтому, планируя мероприятие, в которое вовлечено несколько сторон: агентство, ваши коллеги из разных отделов, подрядчики, – не ограничивайтесь исключительно датами дедлайна, лучше сдвигайте его на несколько дней вперед (постарайтесь, чтобы никто про это не узнал ☺). Есть люди, которые в понедельник знают, что проект надо сдать в пятницу, но они будут тянуть до четверга, думая, что пятница – это очень растяжимое понятие. Такими темпами задача и к следующему понедельнику не будет решена.

А еще, зная, что время для всех течет по-разному, лучше делать контрольные звонки и просматривать промежуточную работу, чтобы быть уверенными в том, что все идет по графику. Потому что в срыве все будут обвинять друг друга, а отвечает все равно руководитель отела. Так лучше все проверить. Ведь вы уже вооружены главным знанием ☺.

Хотите, раскрою маленький секрет? Иногда, планируя будущее, вы чувствуете, что не хватает силенок, навыков, компетенций. И вам кажется, что в работу надо углубиться еще сильнее. «Авотинет», – как пишут в Интернете. Конечно, ресурсы и позитивные эмоции надо откуда-то черпать. Расслабьтесь, выйдите погулять, отвлекитесь, сходите вечером в кино или на выставку, а затем вернитесь и представьте, что вы уже в будущем и ваша презентация (семинар, пресс-конференция) прошла чрезвычайно успешно. Вам аплодируют! Нарисуйте себе эту картинку наполненности, убедитесь в том, что вам это под силу, а теперь садитесь и пишите план. Поверьте, делать его будет намного веселее!

Приведу пример. Ценность и скоротечность времени я особенно остро ощущала во время подготовки одного из крупнейших и наиболее известных проектов – «Марафона «Технология Добра», или «Корабля добрых дел». Данное мероприятие было задумано достаточно давно, идея витала в воздухе, но решение о том, что проект будет претворен в жизнь, было принято за минимальное количество времени до старта. Несмотря на то, что в годовой план LG проект был внесен как очень вероятный еще в начале года, сама интеграция компании в мероприятие потребовала не только максимально быстрого согласования со всеми стейкхолдерами, но и принятия большого количества решений.

Какие ресурсы помогли мне в этот раз? Тот факт, что в прошлом году интеграция в проект похожего масштаба была уже проведена и он был признан на всех уровнях, включая штаб-квартиру корпорации, как наиболее успешный. Фактически, прошлое, умение посещать один город за другим, проводя ночи в дороге, ценный опыт предыдущего проекта (поезда) помогли в настоящем и стали работать на будущее.

Несмотря на майские праздники и очень короткий срок, отведенный на подготовку, к проекту присоединились также и наши бизнес-партнеры – компании «Эльдорадо» (по всей России) и DOMO (в Казани). Что способствовало этой столь скорой интеграции больших компаний, которые также должны были пройти многие этапы согласований? Также прошлый опыт, ведь «Эльдорадо» сотрудничало с нами во время реализации проекта «Поезд молодежи», проводило совместный День донора на День святого Валентина, а менеджеры компании DOMO незадолго до этого организовали вместе с нами совместный День донора сразу после Всероссийского дня донора в Казани. Так, успешное прошлое породило новые инициативы в области мероприятий и коммуникаций в настоящем и будущем!