Этикет

На обычной деловой визитной карточке торгового агента или любого другого сотрудника, не занимающего руководящий пост, в центре поля печатается название и адрес компании, в нижнем левом углу - имя сотрудника, а номер телефона - внизу справа. Если у компании несколько телефонных номеров, на карточке следует писать тот из них, по которому можно связаться с владельцем карточки или передать для него сообщение. Если все звонки проходят через центральный коммутатор, лучше указать и добавочный номер владельца карточки. На визитных карточках торговых компаний вполне допустимо делать цветные надписи, помещать эмблему фирмы или рисунок.

MY PARTY ENTERTAINMENTS, INC.

16 Centre Street Ames, Iowa 50010

Alen Lewiston Sales Representative 515-555-3888

Руководящий сотрудник проставляет свое имя в центре карточки, должность указывается более мелким шрифтом под именем или внизу слева. Название и адрес компании набираются в левом нижнем углу, а номер телефона - в нижнем правом. При этом следует писать прямой телефон в кабинет руководителя, а не общий номер коммутатора фирмы. Кроме того, на служебной визитной карточке можно дать и номер факса. Визитные карточки руководящих сотрудников компании выполняются на бумаге хорошего качества методом тисненой печати или термографии.

Размер деловой визитной карточки составляет обычно три на полтора-два дюйма. На ней указывается то имя, под которым владелец известен в мире бизнеса. Например, если полное имя женщины - Элизабет Морган Розетти, но в деловых кругах она предпочитает опускать второе имя, то и на карточке следует написать только "Элизабет Розетти", учитывая, что обращения и звания на деловых визитных карточках (мистер, Ms., миссис, мисс, доктор и т.д.) перед именем никогда не ставятся.

В светской жизни деловые визитные карточки не следует использовать никогда. Ответственные сотрудники или руководители предприятий не должны вкладывать эти визитные карточки в букет цветов, посылаемый заболевшему коллеге, писать на обратной стороне приглашения, а также оставлять служебные визитки, нанося светские визиты. Сфера применения строго ограничивается самим названием - служебная.

MARSHAHOLLIS

Sales Manager

Ebb Tide Company Columbus, Ohio 43200 614-555-7400

STEPHEN VIOLA Vice-President, Sales and Marketing

Rollins Research Telephone 317-555-1234 Wayne, Indiana 47899 Fax 317-555-1200

Такую карточку можно вручить потенциальному клиенту или же деловому партнеру, с которым вы надеетесь установить контакт. Ее можно также прикрепить скрепкой к официальному письму человеку, с которым вы ведете или надеетесь вести дела, чтобы тот смог положить вашу карточку вместе со служебными визитками других деловых партнеров или в случае необходимости взять ее с собой на встречу.

В некоторых европейских странах при встрече принято непременно обмениваться деловыми визитными карточками. Поэтому, уезжая в заграничную командировку, не забудьте запастись достаточным количеством служебных визитных карточек.

ЭЛЕКТРОННЫЕ СРЕДСТВА СВЯЗИ

Независимо от того, посылаете ли вы информацию, записанную на аудиоили видеопленке, отправляете ли письмо по факсу или электронной почте, корреспонденция ваша должна соответствовать всем правилам и нормам, распространяющимся на светские или деловые послания. Текст такого рода писем ни в коем случае не должен быть личным, чтобы вы не оказались в неловком положении в том случае, если ваше послание окажется в чужих руках. Письмо следует писать аккуратно, разборчиво и корректно, а если вы посылаете аудиозапись - качество ее звучания не должно вызывать нареканий.

Аудио- и видеокассеты в качестве писем

Аудио- и видеокассеты - один из самых привлекательных видов посланий не только для бабушек и дедушек, живущих далеко от вас, но и для других ваших родственников и друзей, с которыми вы редко встречаетесь. Голос или образ любимого человека создают явственное ощущение личного общения, которого нельзя добиться при помощи обычного письма. Разумеется, важно сначала выяснить, есть ли у ваших адресатов соответствующая аппаратура для прослушивания аудиокассет или для просмотра видеофильмов.

Видеокассеты, используемые в деловых целях, помогут сэкономить время и представить передаваемую информацию более ясно и наглядно. Они не должны сопровождаться личными комментариями или фоновой музыкой, что только мешает и отвлекает получателя. Если вы предлагаете светящуюся вывеску на фасад здания, а члены совета, к примеру, не имеют возможности съездить и посмотреть, как выглядит такая же вывеска, уже установленная на одном из зданий, видеофильм с запечатленным во всех ракурсах фасадом послужит прекрасным дополнением к вашему предложению. Видеозапись может сопровождаться вашими комментариями по поводу угла съемки объекта или места расположения вывески, однако во время съемки не стоит рассказывать анекдоты или снимать фильм из окна автомобиля с включенным на полную мощность радиоприемником.

Факсимильные аппараты