Этикет

Подписывая деловое послание, следует употребить ту же форму имени, какую вы использовали в обращении к получателю. Так, если вы обратились к своему адресату, назвав его: "Дорогой Джим", подписаться вам следует: "Элис". Когда же вы обращаетесь к нему: "Дорогой мистер Вэллейс", подпишитесь полным именем: "Элис Симмонс". Никогда не подписывайтесь, ставя лишь обращение и фамилию, например: "Мисс Симмонс" или "Миссис Адаме". В любом случае, если вы посылаете письмо на фирменном бланке вашей компании, ваша секретарша или вы сами - когда вам приходится печатать свое послание самостоятельно - должны следовать установленным правилам, указывая под подписью полное имя. Если же вы пользуетесь для делового письма обычным листом белой бумаги, ниже подписи следует указать название вашей компании, например:

Искренне ваша, Элис Симмонс

КОРПОРАЦИЯ ЭРДЖО СПЕШЭЛИСТС

7. РАЗГОВОР ПО ТЕЛЕФОНУ

Телефон фактически вытеснил все прочие способы связи и формы общения, и, как это всегда бывает, наряду с достоинствами тут же обнаружились недостатки. Словоохотливый приятель битый час держит вас в плену, как держал бы до изобретения этого аппарата, а на следующий день вы чертыхаетесь, звоня домой и слыша только гудки "занято", - это часами висят на телефоне ваши дети.

Ежедневно появляются все новые и новые усовершенствования, открываются неслыханные возможности - раздается звонок, и записанный на пленку голос просит вас подождать, пока не освободится тот клерк, который осведомится, когда вы намерены "погасить задолженность", а по номеру 900, заплатив от 50 центов до 9 долларов, можно услышать от Санта-Клауса сказку на ночь или узнать, выиграли ли вы бесплатную поездку на выходные в Поконос.

Однако подчас телефон становится кошмаром, и тогда единственное, на что остается рассчитывать - это правила хорошего тона, которые надо не только исполнять, но и внедрять как дома, так и на службе.

ЛИЧНЫЕ ЗВОНКИ

Откуда бы вы ни говорили - с работы или из дому - тон вашего голоса и способность высказывать свои мысли ясно и кратко имеют первостепенное значение. Собеседник ведь не видит вас, выражения вашего лица, вашей мимики и жестикуляции, и впечатление о вас складывается у него лишь на основании голоса.

А телефон и предназначен для того, чтобы передавать обычный тембр и нормальную громкость вашего голоса. Кричать не надо. Это - в особенности при междугородном разговоре - только исказит звук. Держите трубку плотно прижатой к уху так, чтобы микрофон находился примерно в дюйме от губ. Говорить следует отчетливо и раздельно, с теми же интонациями, что и при личной беседе. Когда, прерывая на какое-то время разговор, вы кладете трубку рядом с аппаратом или опускаете ее на рычаг, завершив телефонные переговоры, делайте это осторожно, поскольку ваш собеседник еще держит свою трубку возле уха, и резкий щелчок может на минуту оглушить его.

Как отвечать на звонок

Если вы - у себя дома, самым уместным, как и прежде, остается "Алло". "Да" звучит слишком отрывисто и чуть грубовато, и если произнесенное следом: "Квартира миссис Джонс" еще оставляет вам лазейку, "Миссис Джонс слушает" отрезает все пути к отступлению.

Ничего смешного в этом нет. Речь идет о немаловажной стороне современного "телефонного этикета". Во всех больших городах надрываются телефоны из-за того, что совершенно незнакомые люди намереваются что-то продать "миссис Домохозяйке", обратиться с просьбой к "миссис Знаменитости" или войти в контакт с "мистером Большим Начальником", которому не дозвонились по служебному телефону. Многие люди "на виду" вынуждены из-за этого скрывать номера своих домашних телефонов.

Звонящий

Даже не знаю, какие найти слова, чтобы подчеркнуть, что вы просто обязаны представиться после того, как вам ответили, - это и полезно, и учтиво. Как именно представляться, зависит от того, насколько хорошо вы знакомы с тем, кому звоните. Но если у вас имеются "законные основания" для звонка и вы не собираетесь сохранять инкогнито, сразу же назовитесь. Вот несколько стандартных форм представления.

Если трубку взяла горничная или секретарша: "Говорит миссис Франклин, миссис Гарви дома?"

Если вам ответил ребенок: "Это миссис Франклин, позови, пожалуйста, маму".

Если вы по голосу узнали того, кто подошел к телефону: "Джон? Добрый вечер, это Элен. Сью может подойти?"

Если вам ответил тот, кому вы и звоните: "Сью, привет! Это Элен", или: "Миссис Брукс, здравствуйте, это Элен Франклин".

Если звонит старший младшему: "Это миссис (или мистер) Бейли". Младший - старшему: "Здравствуйте, миссис (мистер) Нокс. Говорит Джэнет Фрост". "Простите, кто спрашивает?"