Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный

Как уже упоминалось, в пригласительные билеты компании не всегда вписывают имя каждого гостя. Подобный пример приведен на рис. 7 на оборотной стороне листа.

Деловые торжества часто устраивают в отелях или других помещениях, вне офиса. Ответы, однако, следует присылать в офис, и секретарь директора-распорядителя, очевидно, обязана собрать их. В таких случаях приглашения, вероятно, выглядят как на рис. 8.

Деловые приглашения следует посылать в офис, а на сугубо общественные мероприятия — на домашний адрес.

КАК ОТВЕЧАТЬ НА ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПРИГЛАШЕНИЯ

На деловое приглашение следует ответить на фирменном бланке, а на приглашение, посланное на ваш домашний адрес, следует отвечать на именной почтовой бумаге.

Некоторые приглашения просто нельзя отвергнуть, если только вы действительно не находитесь в бессознательном состоянии. Приглашения от королевской семьи или на встречу с членами королевской семьи относятся к их числу, так же как некоторые приглашения от вашего начальника. Однако от некоторых из приглашений обычно можно отделаться извинением, приведя убедительную причину, но в целом, если босс приглашает вас на обед, вам определенно стоит пойти.

Если вам приходится отклонить приглашение, единственно вежливый способ — указать причину, например отъезд за границу, болезнь, предыдущее обязательство и так далее. Ваш ответ должен быть написан в том же стиле, как приглашение, которое адресовано компании или человеку, поименованному на приглашении и называющему вас мистер Джон Браун или просто Джон Браун. Это делает ответ чрезвычайно простым: то есть вы следуете тому образцу, который получили. Вот, например, мистер Джон Майерс, отвергающий приглашение от «Сного».

Мистер Джон Майерс благодарит директоров компании «Сного Лтд.» за их любезное приглашение на шведский стол 30 октября и сожалеет, что не сможет присутствовать, поскольку связан предыдущим обязательством.

Это должно быть отпечатано на бланке фирмы в середине страницы.

Когда приглашение принимают, то повторяют время и место торжества, чтобы указать, что вы надлежащим образом это усвоили. Вот как ответил бы один из анонимных гостей Марли:

Мистер Томас Уайт благодарит Марли из Лондона за их любезное приглашение на 10 мая от 6 до 8 часов и с удовольствием принимает его.

Поскольку Марли не упомянули ничего более специфического, кроме демонстрации новых духов, нет смысла в своем ответе повторять все дословно.

Отошлите свой ответ как можно скорее, чтобы организаторы могли определиться с числом ожидаемых гостей. Очень многие бизнесмены не считают нужным вообще отвечать на приглашения. Они просто внезапно появляются на приеме, если это им требуется, и бросают приглашение в корзину для мусора, если оно не устраивает их. Нет нужды говорить, что это чрезвычайно невежливо.

Глава 10 КАК ВЕСТИ ПЕРЕПИСКУ

Как большинство других бизнесменов, вы, вероятно, каждый день тратите часть времени, диктуя письма. Они или способствуют созданию соответствующей репутации вашей компании, или, напротив, раздражают и восстанавливают против вас адресатов — в зависимости от того, как они написаны.

Дружелюбное, небанальное, дипломатичное письмо поможет вам продать то, что вы производите, успокоить разгневанного покупателя и вообще повлиять в вашу пользу, не говоря уже о том, что поможет урегулировать деловые споры.

Следовательно, весьма полезно овладеть искусством ведения переписки и проверить, все ли ваши подчиненные умеют правильно писать деловые письма. Бездушный писец фирме не нужен и даже вреден.

ПОЧТОВАЯ БУМАГА

Этикетом не предусматриваются вопросы подготовки, оформления фирменного бланка. Обязательным является лишь то, чтобы он был отпечатан с клише, но в наши дни вполне допустимо использовать вместо этого и готовый бланк. Стоит заказать образец опытной фирме, хорошо изучившей самые современные гарнитуры шрифтов. И если вы заботитесь о высоком качестве, нужно выбрать хорошую высокосортную бумагу. Дешевый старомодный печатный фирменный бланк, несомненно, не создаст у получателя делового письма впечатления, что оно послано современной компанией, продающей качественные товары.

С другой стороны, компании, торгующей предметами антиквариата или по иным соображениям желающей создать ауру старомодного достоинства, лучше остановиться на одном из старых шрифтов, общепринятом размещении текста и бумаге хорошего качества.

Не годится писать личные письма на фирменных бланках. Лучше держать в офисе под рукой пачку собственной почтовой бумаги. Однако личные письма писать во время рабочего дня не принято.