Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно

Лучше всего входящий поток информации перевести на помощника. Тогда он на многое будет отвечать сам, а к вам будут попадать только самые важные звонки и письма.

По мере того как вы будете нанимать помощников и передавать им свои задачи, вы столкнетесь с тем, что помощники не всегда будут делать то, что нужно.

Поэтому нужно соблюдать правило:

Вы должны делегировать задачу вместе с шаблоном ее выполнения.

Когда вы что-то поручаете сотруднику, вы говорите: «Сделай вот это», – и дальше даете ссылку на шаблон, как это сделать. При этом, если вы проверяете его работу и видите, что что-то сделано неправильно, вы не устраиваете разборку с подчиненным, а начинаете выяснять, что не так с шаблоном.

Еще один важный аспект делегирования: если вы даете человеку все больше поручений, так что он уже начинает не справляться, – снимайте задачи. Почему? Потому что если сотрудник не успевает выполнять ваши поручения, у него в голове возникает та же самая информационная каша – он пытается сделать слишком много, не успевает, начинает нервничать, и качество работы резко падает.

А сейчас мы рассмотрим совершенно поразительный, парадоксальный прием. Попробуйте его применить и увидите, насколько он эффективен. Чтобы действовать стратегически, вам нужно уменьшить количество собственно рабочего времени в течение дня. Если у вас сейчас восьмичасовой рабочий день, уменьшите его до шести часов, а идеально до четырех. Эти четыре часа вы реально работаете: делаете звонки, отправляете e-mail, ведете переговоры и т. д. А что же вы делаете в оставшееся время? Его вы как раз выделяете для того, чтобы работать на будущее. В это время вы только собираете информацию и анализируете ее, то есть узнаете какие-то приемы и фишки и обдумываете, как эти фишки применить. Парадоксальный совет. Но он действительно работает.

Глупые потери времени

Как только вы начинаете делегировать обязанности, выясняется следующая вещь, о которой тоже многие не подозревают, – то, что называется стоимостью вашего времени. Когда вы нанимаете сотрудника и поручаете ему что-то сделать, вы платите этому сотруднику деньги. Соответственно, вам самим имеет смысл делать только то, что по ценности времени выше. То есть вы передаете более простые и дешевые виды работ сотрудникам, а сами занимаетесь только более серьезными, более дорогими, более ценными работами.

На самом деле, как только вы начинаете оценивать свое время, вы сразу понимаете, что такими вещами, как, например, отправка факса, не стоит заниматься начальнику. Что, если факс не проходит, что, если на том конце не снимают трубку? Вроде бы простая вещь, можно было бы сделать и самому, но на самом деле она может съесть много времени. Или, например, общение с каким-нибудь жутко требовательным и въедливым покупателем. Если им будет заниматься лично руководитель, вполне возможно, что он и продаст ему что-то, однако доход от сделки может оказаться меньше оплаты рабочего времени самого руководителя.

Как только вы начнете это отслеживать, подобные глупые потери времени у вас пропадут. Вы больше не будете заниматься неважными, ненужными и малоценными вещами.

Переделывание работы

На что стоит обратить внимание, если произошел сбой и работа сделана неверно? В первую очередь проверяем инструкцию. Здесь нужно понимать, что такое правильная инструкция. Эдвардс Деминг приводит такой пример. Вы сказали сотруднику, что он должен убрать стол, чтобы стол был чистый, и думаете, что инструкция достаточно ясна. Что тут непонятного? А теперь внимание, вопрос: стол должен быть достаточно чистым для того, чтобы:

• на нем можно было починить велосипед;

• или чтобы на нем можно было поесть;

• или чтобы на нем можно было выполнить хирургическую операцию?

Смотрите – требования к чистоте резко меняются. Потому что исходные инструкции слишком абстрактны, слишком размыты.

А правильная инструкция выглядит, например, так: взять тряпку, взять раствор моющей жидкости с такой-то полки, промыть, смыть водой, проверить чистоту поверхности.

Как только вы начинаете давать такие инструкции, вероятность того, что работа будет сделана качественно, резко повысится.

Убедиться в том, что ваша самоорганизация действительно стала повышаться, поможет полезная привычка, которую можно назвать «Итоги дня». Ее можно совместить с ведением делового дневника, о котором мы уже говорили раньше. В конце каждого дня просто спросите себя, насколько этот день был для вас приятен, насколько комфортно и хорошо вам было заниматься вашими делами? Если ответом на этот вопрос будет: «Я устал, я перенапрягся, я как белка в колесе», – значит, у вас большая проблема с самоорганизацией.