Феноменальный интеллект. Искусство думать эффективно

Статусная информация – это информация о состоянии окружающего мира на определенный момент. Фактически, если мы рассмотрим большую часть информации, которая хранится в деловом мире, то это как раз статусная информация. Это счета, накладные, отчеты, диаграммы, индикаторы роста, какие-нибудь отчеты акционеров, распечатки, выписки со счета и прочее, прочее, прочее.

Естественно, сюда же относятся и все новости, пресса. Все это статусная информация. В делопроизводстве статусную информацию часто называют оригиналами. К примеру, две компании заключили договор, поставили печати и подписи. Статус отношений изменился, и новый статус подтвержден оригиналом договора.

В природе есть аналог статусной информации. Например, лужи говорят о том, что прошел дождь. Поваленное дерево говорит о том, что прошел ураган.

Статусной информации очень много. Она все время накапливается, это потоки бумаг. В ней легко потеряться. Для того чтобы этого не происходило, чтобы можно было организовывать, упаковывать и быстро находить данные, существует следующий вид информации – знаковая.

Знаковая информация

Обращаю ваше внимание на то, что в природе знаковой информации не существует. Ее создает человек. Знаковая информация уже требует мыслительной работы. Что такое знаковая информация? Это ярлыки, теги, аннотации, указатели, библиографические карточки, инструкции.

С помощью знаковой информации мы как раз можем быстро обработать статусную информацию и найти то, что нам нужно.

Предположим, в компании каждый день заключаются десятки договоров. Если каждый заключенный договор просто класть в угол комнаты, то для поиска нужного договора потребуется масса времени. Кстати, у большинства офисных работников огромная доля времени уходит именно на поиск нужных документов.

Конечно, из ситуации как-то выходят. Договоры подшивают в папки. На папки наклеивают ярлыки, например: «Январь 2011», «Февраль 2011». Папки кладут в шкаф, на который прикрепляют ярлык «2011 год». Вот это и есть знаковая информация. Теперь, при наличии знаковой информации, найти какой-то конкретный договор от 15 января 2011 года очень просто: шкаф «2011 год», папка «Январь 2011», и дальше идем по календарю.

Эффективным приемом работы со знаковой информацией является группировка. Как только вам стало нужно навести порядок в любом месте, первое, с чего вы должны начать, – это сгруппировать элементы по некоторому признаку и создать правило.

Например, вы решили навести порядок на рабочем столе. Можно сгруппировать все канцелярские предметы по признаку частоты использования:

• канцелярия (требуется часто);

• канцелярия (требуется редко).

Дальше создать правило:

• требуется часто (на правом углу стола);

• требуется редко (в верхнем ящике стола).

Главное – в самом начале заставить себя четко выполнять это правило, и через некоторое время вам уже не придется тратить время на поиск канцелярских мелочей.

Но, конечно, лучшим инструментом работы со знаковой информацией являются компьютеры. Именно для этого они чаще всего и используются. Если договоры хранятся на компьютере, то найти нужный проще простого: достаточно ввести дату договора, или номер, или контрагента, и компьютер отыщет все очень быстро.

Единственное, чего не может сделать компьютер, это понять – а что за договор нам нужен.

Для этого существует последний, пятый вид информации – валентная.

Валентная информация

Это информация, которая нужна для достижения какой-либо цели. В разговорах мы используем эпитеты: «важная, нужная, ожидаемая, искомая, ключевая информация». Валентная информация – это и есть настоящее знание.

На самом деле только эта информация реально ценна для человека. Когда вы подходите к остановке, то вам нужно не все расписание автобусов, а только время ближайшего рейса. Если вы заблудились, вас интересует не подробная карта местности, а именно тот маршрут, который вас выведет.

Арабская поговорка гласит: «Как выглядит кусок хлеба, зависит от того, голодны вы или сыты».

Как только вы меняете цель, валентность информации также меняется. Если вы передумали ехать в другой город, то информация о погоде в нем сразу перестанет вас интересовать.

К валентной также относится секретная, то есть очень важная информация. Причем с финансовой точки зрения валентная информация – это та, за которую платят деньги. Это реально ценная информация.

Все сотрудники компании отличаются по возможности доступа к различным видам информации и по возможности переводить информацию из одного вида в другой.

Самые примитивные и простые должности связаны с работой с материальной информацией. Например, с обязанностью замерять, какая сейчас температура воздуха. То есть чем выше уровень информации, с которой человек работает, тем выше его ответственность, тем больше он получает денег и т. д.

Весь бизнес, связанный с обучением или консультированием, – это фактически продажа валентной информации. Понимание того, как эта информация обрабатывается и что с ней происходит, и является сутью работы менеджмента.