Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

^{3. Вытащите его мышкой на панель заголовков полей и поместите справа от поля «Начало».}

^{4. Снова кликните правой кнопкой мыши на заголовке какоголибо столбца и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления». Нажмите кнопку «Формат столбцов». (В версии 2007 пункт «Форматировать столбцы» можно найти уже в первом контекстном меню.)}

^{5. В появившемся окне выберите формат типа «27.05.2010 04:30» (дата и время без дня недели).}

^{6. В том же окне из списка слева «Имеющиеся столбцы» выберите «Конец» и установите для него тот же формат.}

^{7. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.}

Теперь у нас все готово для перенесения данных в Excel.

^{1. Кликните левой кнопкой мыши на значке в левой части любой из записей дневника и нажмите Ctrl+A («выделить все»), а затем Ctrl+C («скопировать все»).}

^{2. Откройте чистый файл Excel и нажмите Ctrl+V («вставить скопированное»). Данные из дневника будут вставлены в Excel.}

После того как наша информация появилась в Excel, с ней можно работать.

^{1. В колонке справа от той, в которую из Outlook скопировался столбец «Конец», введите формулу: ячейка равна ячейке из столбца «Конец» минус ячейка из столбца «Начало». На нижеследующем рисунке это означает: в ячейке H2 ввести формулу «=D2C2». Таким образом мы вычислим длительность нашей дневниковой записи.}

^{2. Кликните на этой ячейке с длительностью правой кнопкой мыши, выберите в появившемся меню «Формат ячеек».}

^{3. В появившемся окне выберите формат «Время – 13:30».}

^{4. Скопируйте эту ячейку на весь столбец.}

Итак, мы получили столбец (на рисунке – столбец Н), в котором вычисляется длительность каждой дневниковой записи. (К сожалению, воспользоваться для наших целей готовым столбцом «Длительность» из Outlook затруднительно, так как кроме цифр он содержит словесные обозначения единиц времени («час.», «мин.»), которые препятствуют автоматической обработке данных.)

Теперь с полученными данными можно делать все что угодно: суммировать, отслеживать подневную или понедельную динамику… Каждый день простым копированием данных из дневника в уже настроенную таблицу Excel вы будете получать обновленные данные по вашей работе над «слоном» и сравнивать общее потраченное время с желаемым.

При этом, что очень важно, на основе данных дневника вы будете точнее знать примерное или среднее количество времени, требуемое на разные задачи. Практика показывает, что даже задачи творческого характера, труднопредсказуемые, вы будете планировать и бюджетировать гораздо более реалистично, имея опыт их хронометража.

Полезности для руководителя

С помощью «Дневника» в корпоративном использовании Outlook вы сможете:

 узнать, на что ваши сотрудники тратят рабочее время;

 реалистично планировать бюджет времени на различные задачи и направления на основе данных хронометража;

 фиксировать любые взаимодействия с клиентом (встречи, телефонные звонки, подготовку коммерческих предложений) и анализировать расходы времени на различных клиентов и различные направления.

Краткие итоги

 Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» – для самоконтроля и самомотивации.

 Используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель.

 Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела.

 Копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля.

 При планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике».