Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

И нас покинул он, вдали
Сверкнув кометой,
И свет его слился с небесным
Вечным светом.

Творческая картотека

По-настоящему творческий человек отличается от мечтателя тем, что мысль, идея, вдохновение сопровождаются серьезной работой. Мысли кристаллизуются, конкурируют между собой, тщательно отбираются – и в итоге превращаются в шедевры литературы, музыки, политики и других искусств. Мысль записанная становится делом, вдохновляя людей и открывая новые горизонты. Так рождаются великие дела, остающиеся в памяти потомков.

XXI век требует творчества не только от композиторов и художников. Любому сотруднику сколько-нибудь преуспевающей компании приходится каждый день решать новые задачи. Создавать яркие образы, писать убедительные тексты, находить решения нерешаемых проблем.

Чем выше уровень вашего личного и профессионального развития, чем ответственнее проекты, которыми вы занимаетесь, тем важнее управлять не только задачами, но и собственными мыслями. Чем проблемнее вопрос, чем менее понятен алгоритм решения – тем серьезнее нужно относиться к упорядочению идей, из которых этот алгоритм постепенно вырастет.

Первый принцип управления идеями: их необходимо материализовать, чтобы освободить мозг для новых мыслей и при этом не забыть старые. Когда они все перед глазами, вы можете комбинировать их между собой, пересматривать и в ходе пересмотра генерировать новые идеи.

Для материализации идей в Outlook предусмотрен специальный раздел – «Заметки». Он самый простой; его элементы очень похожи на желтые стикеры, которые мы обычно приклеиваем к монитору, столу, стене или холодильнику. У заметок нет срока исполнения, даты начала и других сложных параметров – только текст, категория и цвет (как у стикеров: желтый, красный, зеленый, лиловый).

С помощью раздела «Заметки» мы можем организовать так называемую творческую картотеку – инструмент, хорошо известный ученым и писателям и все чаще применяемый менеджерами. Назначение творческой картотеки – фиксировать в определенном порядке все относящиеся к определенной проблеме мысли (как свои, так и чужие), а также всю полезную информацию, которая может на мысли натолкнуть.

Творческий процесс Моцарта

Ключевые мысли записаны в «Заметках».

Названием каждой заметки является первая строчка записанной в ней мысли.

В зависимости от смысла заметки выделены разными цветами.

Одна из заметок открыта.

Важный принцип картотеки: одной мысли должен соответствовать один материальный носитель. Блокнот или файл Word, где мысли идут последовательно, картотекой не являются. Смысл дробления в том, что мысли можно комбинировать, перемешивать, раскладывать по различным папкам и т. п. Это дает им возможность свободно пересекаться, переплетаться, взаимодействовать – и порождать новые мысли.

^{Чтобы добавить мысль в разделе «Заметки», можно просто перейти в него и кликнуть мышкой на кнопке «Создать заметку» (в версии 2007 – просто «Создать») в левом верхнем углу экрана. В появившееся окно заметки вписать вашу мысль. У заметки нет поля «Тема», ее названием станет первая строчка мысли.}

^{Создать заметку можно и из любого другого раздела Outlook, кликнув по кнопке «Новые элементы» и выбрав в выпавшем меню «Другие элементы» / «Заметка». (В версии 2007 нужно нажать на стрелку справа от кнопки «Создать» и выбрать в выпавшем меню «Заметка».)}

^{Если вы работаете в Word, Excel, интернетбраузере и т. п., можно просто выделить заинтересовавший вас фрагмент текста и перетащить его в Outlook. Заметка из этого текста создастся автоматически.}

«Мысленаправления»

Для управления мыслями и идеями нужно определить, в каких основных направлениях вам важно их развивать. Эти «мысленаправления» можно разделить на две группы:

 мысли и идеи, относящиеся к какой-либо конкретной цели или проекту;

 мысли, относящиеся к некоторому направлению деятельности, но пока не привязанные к точной цели.

Подумайте, какие из проектов или направлений требуют вашего пристального обдумывания. Это могут быть: