Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Второй способ – «область просмотра» (Вид / Область просмотра). Когда она включена, внизу под списком заметок появляется часть экрана, где видно полное содержание заметки, на которой в данный момент стоит курсор.

Иногда бывает полезно настроить автоматическое форматирование: например, выделить жирным шрифтом все заметки, в которых встречается слово «проект». Это делается стандартным путем – через пункт «Настройка представления» (в версии 2007 – «Изменить текущее представление») в контекстном меню. Подробно эти действия описывались в главе 1.

Создание завершенного продукта

Если сформулировать суть тайм-менеджмента в трех шагах, это будет выглядеть так.

 Записывать дела.

 Выделять главные дела.

 Доводить дела до конца.

Бывает нетрудно задумать что-то новое, завести папку, набросать идеи. Гораздо труднее доводить эти идеи до законченного продукта.

Многие проводят часы на интернет-форумах, пишут многокилобайтные постинги с ценными мыслями – но не написали ни одной статьи. Многие написали несколько хороших статей – но не смогли издать книгу. Многие поступали в аспирантуру – но не защитили диссертацию.

Доведение работы до конца требует серьезных усилий. Творческая картотека поможет вам в этом. Перед тем как писать бизнес-план, статью, главу диссертации, просмотрите все заметки в соответствующей папке и скопируйте в Word наиболее значимые. У вас появится «болванка», с которой работать гораздо проще, чем с чистым листом. Структурируйте ее, нарастите на скелет «мясо» – и наслаждайтесь готовым продуктом. Разрозненные мысли живут недолго и приносят мало пользы. Готовый продукт будет работать на вас многие годы.

Полезности для руководителя

Коллективная работа с заметками в Outlook поможет вам:

 организовать самую простую общую базу знаний: полезных фактов, информации, идей – и сделать таким образом знания отдельных ваших сотрудников общим ресурсом в командной работе;

 материализовать работу с тем, что пока не является четкими задачами: с идеями, задумками, наблюдениями;

 сделать материальным, а следовательно, управляемым процесс развития вашего подразделения или компании, то есть процесс генерации идей, превращения замыслов в задачи.

Краткие итоги

 Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».

 Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель.

 Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям.

 Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости присваивайте категории.

 Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, свяжите эту заметку с его контактом.

 Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу.

 Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.

 Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.

«Достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра может обречь на неудачу новую симфонию».

7. Внимание к деталям Систематизируйте мелочи с помощью пользовательских полей

«От мелочей зависит совершенство. А совершенство – не мелочь», – сказал кто-то из великих.

Во все века лучшие представители рода человеческого не соглашались на меньшее, чем на совершенство. Это понятно. Ведь если делаешь вещи и дела «пристойно», «более-менее» – то, значит, и жизнь свою проживаешь кое-как. Более-менее.

Совершенство требует от человека противоположных друг другу качеств. Первое – это смелость, порой доходящая до бесшабашности. Ведь совершенство невозможно без новизны, нетривиальности, ломки привычных стереотипов. Совершенство содержит в себе дерзость и вызов, вызов на грани провала.

С другой стороны, достижение совершенства немыслимо без тщательной отделки всех мелочей. Ничего нельзя упустить, забыть, потерять. Одна нитка на костюме полностью испортит впечатление от него; одна неудачная рифма смажет весь эффект от поэмы; одна нестыковка в слаженной игре оркестра обеспечит неудачу новой симфонии. Потеря одного гвоздя даст отвалившуюся подкову, захромавшую лошадь, погибшего офицера, проигранное сражение.

Как сочетать смелость и дерзость с вниманием к мелочам? Ответ: нужно создать простую систему, простые процедуры, которые позволят сделать мелочи управляемыми, не отвлекаясь на них. Забыть про мелочи – будучи в них уверенным.