Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

5. Более удобная работа с Outlook Web Access. Если вы пользуетесь веб-доступом к Outlook, так называемым Outlook Web Access, стоит знать о некоторых новых возможностях (хотя, строго говоря, это особенности Exchange 2010, а не Outlook 2010). Теперь в веб-доступе можно видеть не только собственные календари, задачи, контакты и почту, как было раньше, но и общие папки. Таким образом, одна из самых важных для командного тайм-менеджмента возможностей Exchange – видеть календари и задачи друг друга – реализована в веб-интерфейсе. Кроме того, встречи календаря в веб-версии Outlook теперь можно раскрашивать цветами с помощью категорий. Все это добавляет удобства в ситуациях, когда вам нужно поработать со своим Outlook из интернет-кафе, вообще с любого компьютера, на котором нет Outlook и не настроена ваша учетная запись, но есть браузер и доступ в Интернет.

Приложение 5 Корпоративный тайм-менеджмент на Outlook

Ключевое направление в современном тайм-менеджменте – использование онлайн-технологий. В «Организации Времени» мы разработали концепцию «Работа 2.0», которая помогает радикально сократить непроизводительные расходы времени, повысить степень вашей свободы и ваших возможностей в работе и жизни. Читайте книгу «Работа 2.0: прорыв к свободному времени» (М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010). Данное приложение основано на материалах из нее.

Нехватка времени – проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. При этом можно быть целеустремленным, организованным, эффективным, разумно планировать свое рабочее время… И тем не менее страдать из-за плохой организации времени коллег и подчиненных.

Ваша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в вашем подразделении и в компании в целом. Зачастую в современных российских компаниях отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то пользуется ежедневником, кто-то Outlook; некоторые отвечают на электронные письма мгновенно и ждут того же от коллег, а некоторым приходится перезванивать и уточнять, получили ли они ваше письмо; кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, тратя впустую время всех собравшихся…

Никого не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами. Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет – это понятно, очевидно, и форма отчета едина для всех. Но поскольку время тоже деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.

Корпоративные стандарты тайм-менеджмента

Если вы хотите эффективнее использовать время своих подчиненных и выработать общие правила работы с временем в команде, общую культуру уважения ко времени, полезно начать с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм-менеджмента. Мы выделяем их пять: стандарт планирования времени, стандарт управления задачами, стандарт управления совещаниями, стандарт управления коммуникациями (в т. ч. электронной перепиской), стандарт управления секретариатом.

1. Стандарт планирования времени

Принципы этого стандарта достаточно просты.

 Все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook. Приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем.

 Все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т. п.

 При ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу).

 Зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное»…), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т. п.).