Где найти недостающее время и нестандартные решения

Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете право на уважительное отношение к тому, чем занимаетесь, а также на собственное мнение о том, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем дополнительных поручений вы можете принять на себя.

Учет, анализ и контроль расходования времени позволят вам наилучшим образом организовать свой рабочий день. Отмечайте все моменты, отвлекающие вас от работы, все случаи, когда другие люди со своими проблемами или телефонные звонки отрывают вас от дел.

Какая часть вашего рабочего времени уходит на достижение целей других людей? Ответив на этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотвращению непродуктивного расходования времени на решение чужих задач.

Самые распространенные причины пустой траты времени на работе:

• Телефон – избегайте пустых отвлекающих разговоров.

• Посетители – поступайте твердо в отношении своего времени, но обходитесь с людьми вежливо.

• Просьбы и приглашения – не принимайте участия в ненужных мероприятиях.

• Неспособность сказать «нет» – подумайте, какова ценность вашего «да»?

Уплотнение времени

Уплотнить время можно тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Заполняя возникающие пустоты.

3. Выработав привычки, уплотняющие время.

Минимизируйте перерывы, помехи и их влияние

Помехи возникают постоянно, и, как правило, они кажутся неотложными делами. Обычно мы отвечаем на них незамедлительно, тем более что люди, отрывающие нас от дел, ждут этого от нас. Реагируя на подобные барьеры в момент, когда они возникают, к концу дня вы находитесь в расстроенном и подавленном настроении, не выполнив того, что запланировали. Вам следует научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними.

Отложите свою реакцию. Когда к вам обращаются с так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать в большинстве случаев, – отложить свой ответ.

Возьмите некоторое время на размышление. Продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекаясь. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в удобное для вас время и в активном режиме, а не путем пассивного реагирования.

Постарайтесь не планировать дела слишком плотно, оставляйте немного места для помех, которые могут периодически возникать.

Организуйте преграду внешним помехам. Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, расположите свой стол так, чтобы сидеть спиной или боком к основному пространству офиса. Тем самым вы будете избегать прямого зрительного контакта с соседями по комнате и с входящими в нее. Если это невозможно, поставьте несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним – они будут разграничивать пространство между вами и окружающими. Люди гораздо меньше обращаются к тому (и тем самым ему мешают), с кем не могут установить предварительный контакт глаз.

• Повесьте на двери своей комнаты табличку с надписью наподобие «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить в определенный интервал времени. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика, и сотрудники занимаются сосредоточенной работой без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами (звукопоглощающими вставками в уши).

• Установите определенное время, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот метод работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали. Разговор по телефону более эффективен, если вы сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только 7 минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к беседе. Кроме того, в соответствии с деловым этикетом позвонившему дается преимущественное право на окончание разговора, поэтому вы можете сделать его короче.

• Помехой в работе по плану может выступать электронная почта и мессенджеры, когда они постоянно настроены на режим онлайн.

Защититесь от внутренних помех. Вот некоторые советы по минимизации внутренних факторов, отвлекающих от работы:

• запаситесь едой и напитками, чтобы не бегать к ближайшему киоску, когда захочется перекусить;

• держите под руками дневник, чтобы записывать полезные мысли (это позволит их не забыть и реализовать позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы);