Как вспоминал первый секретарь ЦК КП(б) Белоруссии Пантелеймон Кондратьевич Пономаренко, уже на второй день войны, проанализировав военное положение, они пришли к выводу о необходимости развернуть эвакуацию. В середине дня он позвонил Сталину и сообщил о решении Белорусского ЦК. Сталин немного подумав, сказал: «Хорошо, приступайте к эвакуации. Кроме населения и особенно детей, родители которых ушли на фронт, вывозите наиболее важную часть государственных и партийных архивов и государственные ценности, какие считаете необходимым вывезти в первую очередь. Делайте это так, чтобы не создать паники и сохранить порядок. Все должны понимать, что эвакуация — это тоже элемент войны».
«Так или иначе, в течение 23–24 июня из Минска успели вывезти ценности Госбанка и сберегательных касс, архивы партийных органов, — пишет Э. Иоффе, профессор БГПУ им. Танка, доктор исторических наук. — По свидетельству того же М. И. Сарычева, подготовка к эвакуации шла в здании ЦК… в течение всего дня 24 июня. Как только был получен приказ об эвакуации, архивы были «с молниеносной быстротой погружены на машины и под прикрытием темноты отправлены в Могилев»».
Официальные указания архивным органам, как сообщает И. В. Дорогуш, «поступили только 30 июня 1941 г. Был разработан план эвакуации ценных документальных материалов государственных архивов НКВД-УНКВД, находящихся в угрожаемой зоне за подписью зам. Наркома Внутренних дел СССР В. В. Чернышева. В нем давались указания Архивному отделу НКВД БССР о вывозе в Пензу государственных архивов: Октябрьской революции и социалистического строительства, архив Минской области, исторический архив в Могилеве» и только «Приказом по НКВД СССР № 0401 от 30 августа 1941 г. всем архивным органам были даны развернутые указания по вопросам охраны и эвакуации документальных материалов, а также по разгрузке государственных архивов от материалов, не имеющих научно-исторической и оперативной ценности».
А что же в Смоленске? Там в первые же дни войны, согласно решению Обкома ВКП(б) и Облисполкома от 23 июня 1941 года, была создана специальная комиссия по эвакуации жителей Смоленска и всего госимущества области. Как сообщается в книге «История Смоленской милиции (1941–1945)», «в ее состав был включен начальник УМ УНКВД Г. И. Шишков. Предстояло решение сложных задач эвакуации государственного имущества, ценностей. Кроме того, на сотрудников милиции были возложены задачи усиления охраны общественного порядка, борьбы с лазутчиками и диверсантами, паникерами, расхитителями личного и государственного имущества. Вот так вспоминает это время сам Г. И. Шишков в своем отчете секретарю Смоленского Обкома ВКП(б) Д. М. Попову: «Мне, как члену комиссии была отведена роль — обеспечить все заявки на автомобильный и гужевой транспорт по требованию фабрик и заводов, складов, баз и учреждений для эвакуации промышленного оборудования, ценного сырья, продовольствия и прочего имущества. Понадобились колоссальные усилия, привлечение большого количества работников милиции, для того, чтобы справиться с этой непростой задачей. В условиях прифронтовой полосы, когда автотранспорт был уже отмобилизован, это было исключительно сложным делом. Однако комиссия находила ежедневно сотни автомашин и сотни лошадей для того, чтобы график перевозки грузов не срывать. До самых последних часов оставления нашими войсками Смоленска комиссия не прекращала эвакуации государственного имущества. Работа не прекращалась и при бомбардировках вражеской авиацией!»».
Если учесть, что только 11 июля 1941 года немецкий 39-й мотокорпус, сломив сопротивление не успевшей сосредоточиться 19-й армии в районе Витебска, начал наступление на Демидов, Духовщину и Смоленск, то времени на эвакуацию партийного архива с 23-го июня было фактически достаточно.
Так оно, собственно, и было, в конце июня Смоленский партийный архив начал подготовку к эвакуации документов. Однако только 8 июля 1941 года, когда фронт вплотную подошел к границам Смоленской области, «Областной комитет по эвакуации населения, скота и имущества» дал указание о вывозе фондов партийного архива на восток области — в город Юхнов (ныне Калужская область). Но этого города достигли только 6 грузовых автомашин с документами персонального учета членов партии. Оттуда по распоряжению Управления делами ЦК ВКП(б) эти документы были перевезены в Казахстан, в г. Уральск. Другая часть документов партархива, а это отдельные протоколы заседаний бюро обкома партии, документы аппарата (отделов) обкома, протоколы заседаний бюро райкомов и горкомов ВКП(б) Смоленской области, присланные в обком в качестве информации о деятельности местных партийных органов, была сожжена сотрудниками архива в июле 1941 г., буквально перед захватом города немцами.