Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

2. Новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты на текущий день или на будущее

Как и отображение задач одного дня за один раз, эта функция – способность создавать задачи, отсылая письма в список дел, – чрезвычайно важна.

Электронное письмо – естественный вариант для создания задач, поскольку его можно применять во множестве контекстов и мест, с различных устройств. Это соответствует разнообразию времени, мест и контекстов, в которых мы создаем новые задачи. С работы, из дома, из аэропорта, из уличного кафе – отовсюду, где есть доступ в интернет, можно отправить задачу в сегодняшний или будущий список дел.

Конечно, многие онлайновые списки дел имеют мобильные приложения для создания задач. Но электронная почта может оказаться особенно удобной, если учесть, что задачи часто поступают в виде писем в почтовый ящик. Помните метод управления электронной почтой, который описан в предыдущей главе, когда нужно было переносить крупные задачи из папки «Входящие» в список дел? Достаточно нажать кнопку «Переслать», чтобы отправить туда задачу.

Рассмотрим пример такой функции в программе Good Todo – онлайновом списке дел, который я запустил в 2005 году (он до сих пор работает на goodtodo.com). Со временем вышли многие другие популярные онлайновые списки дел, но ни в одном из них эта функция не решена именно таким способом.

При получении письма Good Todo создает новую задачу следующим образом:

• в поле «Тема письма» появляется резюме или название задачи;

• тело письма становится описанием, или телом, задачи;

• поле «Кому» определяет дату вступления задачи в силу.

Например, чтобы внести задачу в список дел, можно отправить такое письмо:

От: [email protected]

Кому: [email protected]

Тема: файл с финансовым отчетом

Напомнить включить счета за прокат машины и закуски.

Возможные электронные адреса несложно запомнить. Если отправить письмо на [email protected], задача появится в списке дел на сегодня. Если отправить сообщение на адрес [email protected], задача в списке дел на сегодня не появится. Она будет полностью скрыта до завтрашнего дня, если не активировать ее, кликнув в календаре на завтрашнюю дату.

С помощью этих адресов можно легко оставить биты в покое. Отправьте задачу самому себе в будущем и прекратите волноваться о ней в настоящем, чтобы сосредоточиться именно на текущей работе. Это особенно ценно, поскольку сводит бесконечность битов к конечному числу, которым можно управлять за доступное время. Этот метод в итоге решает проблемы перегрузки электронной почтой и списками дел.

3. У каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня

Как указано выше, календарь позволяет пользователю расставить приоритеты по дате: важные дела на сегодня, менее важные – на будущее. Учитывая важность расстановки приоритетов, пользователи должны иметь возможность осуществлять ее и в течение конкретного дня. (Большинство современных онлайновых списков дел предоставляют такую возможность: пользователи могут поднимать и опускать задачи на день в списке дел.)

После расстановки приоритетности в течение дня пользователь может начинать работу над ними сверху вниз, всегда зная, на чем нужно сосредоточиться в определенный момент. Как только все дела на день будут выполнены и почтовый ящик окажется очищен, пользователь ощутит завершенность. После этого можно закончить день, не думая о перегрузке, или даже начать работать над задачами следующего дня.

4. Каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме

Как ни странно, многие в целом неплохо сделанные списки дел не предусматривают возможности хранить детальные описания задач. Но детали жизненно важны: пользователи должны иметь возможность хранить любые объемы информации внутри задач, при этом видя сначала только заголовки-резюме (во избежание создания хаоса).

Детали задач могут содержать различные виды текстов: заметки, сделанные в процессе телефонных разговоров, цепочки писем, историю вопроса, записи в журналах и т. д. Например, вы создаете задачу «позвонить Джону», а в деталях содержится вся повестка встречи, телефонные номера Джона и цепочка писем, которая вызвала необходимость позвонить. Все необходимое для выполнения задачи находится в деталях, а в списке дел при этом значится просто «позвонить Джону».

С помощью детального описания пользователи могут также организовывать и отслеживать ход выполнения крупного дела, которое требует разбиения на этапы. По мере выполнения каждого этапа пользователь отмечает это в детальном описании и затем проверяет выполнение всей задачи, когда все ее этапы завершены.

Упрощение